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[論文摘要]該文闡述電子政務環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網(wǎng)絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設計的系統(tǒng)應對產(chǎn)生于機構內(nèi)部各部門及其應用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

2電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統(tǒng)中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。

三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。

2.3防寫技術

將數(shù)字信息文件設置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達到保護其真實性的目的。

3電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關的元數(shù)據(jù)都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數(shù)據(jù)庫中，則應收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。

4電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經(jīng)過計算機處理的動態(tài)影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術平臺轉(zhuǎn)換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另一個存儲載體上，以進行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。或者將數(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數(shù)字信息長期存取的必須和恰當?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。

5電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

5.3建立全過程的管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。

綜上所述，要實現(xiàn)電子政務環(huán)境下電子文件的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

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從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

篇(3)

可能導致?lián)p失的風險因素很多，課題組在第一輪調(diào)查問卷中，共挑選了21個“關鍵風險因素”供專家評估，如表1所示。這些風險因素涉及機構內(nèi)外兩個方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部環(huán)境因素，其余主要是機構內(nèi)部因素。

為便于專家評估，課題組將風險因素的危險程度分為5個等級，對應著5個分值，最高危險等級為5，意指風險因素的“負面影響會帶來嚴重的損失且波及范圍較大”；其次為危險等級4，意指風險因素“負面影響比較顯著”；危險等級3的含義是指風險因素“負面影響有限且一目了然”；危險等級2的含義是指風險因素“負面影響極為有限”；最低的風險等級為1，意指風險因素“幾乎沒有任何負面影響，不需要特殊的保護措施”。每位被調(diào)查的專家需要分別給每個關鍵風險因素確定分值。

為便于比較分析，我們根據(jù)危險等級平均值（以下簡稱評估值）的高低，將被評估的風險因素分為四組，第一組為極嚴重風險因素，評估值在4.5以上：第二組為嚴重風險因素，評估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴重風險因素，評估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風險，評估值在3.0～3.5之間。

中外專家的第一輪評估結果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：

1.專家們的評估結果表示電子文件風險客觀存在。雖然本次調(diào)查問卷的結果不可避免地要受到專家個人背景、知識結構等方面的影響，但由于評估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結果具有代表性，能夠反映出人們對于電子文件風險的一般認識。中外專家給每個關鍵風險因素的評估值都在3以上，所有風險因素評估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風險因素切實存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負面影響是顯而易見的，確系關鍵風險因素。

2.相對而言，國外專家的風險意識要高于國內(nèi)專家。國外專家評定的危險等級超過4.5的極嚴重風險因素有4個，其中有2個風險因素的評估值為4.83，另外2個為4.6。國內(nèi)專家評定的極嚴重風險因素只有2個，且評估值僅為4.5。這也許是發(fā)達國家電子政務建設的時間長，電子文件管理不當?shù)膽K痛教訓較多的緣故。

3.電子文件管理標準缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認定的危險程度很高的風險因素。國外專家評估結果表示，“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”排名第一，評估值為4.83，系最嚴重的風險因素；“3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件”排名第二，評估值為4.6，是極嚴重風險因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結構或者背景信息的功能”排名第四，評估值為4.3，屬嚴重風險因素。

國內(nèi)專家對這三個風險因素的評估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴重風險因素。

雙方專家給這三個因素的評估值都大于4.3，排名靠前。這三個因素都和電子文件管理方法的缺失有關。其中，管理標準為電子文件遠離風險指明了關鍵的管理步驟和管理方法；而設計合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對的首要難題，遷移是應對該難題的一種解決辦法。中外專家對這三個風險因素危險程度的共同認定，反映了對科學有效的電子文件管理方法的迫切需求，應當引起我們的高度重視。

4.國外專家對威脅電子文件可讀性的風險因素的評估值均高于國內(nèi)專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對另外兩個威脅電子文件可讀性的因素的評估值也明顯高于國內(nèi)專家。這兩個因素分別是“3.14沒有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。

表1關鍵電子文件風險因素及其評估值

編號關鍵風險因素國外專家國內(nèi)專家國內(nèi)專家

評估值第一次評估值第二次評估值

1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同3.004.134.38

1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準4.834.384.75

2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13

3.1機構領導很不重視4.004.254.50

3.2資金嚴重不到位3.504.133.88

3.3機構內(nèi)各有關部門、人員文件管理的職責不明確3.834.254.38

3.4業(yè)務人員缺乏責任心4.603.383.75

3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術、管理能力差(如錯誤操作等)3.503.883.88

3.6機構沒有制定科學合理的文件操作程序4.174.134.00

3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術3.673.883.63

3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當3.834.003.75

3.12未采用有效的病毒實時監(jiān)視軟件3.304.003.88

3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結構或者背景信息的功能4.334.384.38

3.14沒有規(guī)定文件的格式3.673.003.25

3.15沒有對文件生成、管理、利用過程進行監(jiān)控、審計4.174.004.13

3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63

3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25

3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件4.604.384.50

3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25

3.20沒有文檔保管場所安全保護措施4.834.134.38

3.21沒有針對本地易發(fā)天災的防范措施4.403.884.00

5.國內(nèi)專家對威脅電子文件完整性的風險因素的評估值均高于國外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風險因素。國內(nèi)專家將最高評估值??4.5給了這兩個因素。而國外專家的評估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。

6.國外專家對自然因素的評估值明顯高于國內(nèi)專家。在21個風險因素中，有兩個風險因素是與自然因素直接相關，分別是“3.20沒有文檔保管場所安全保護措施”和“3.21沒有針對本地易發(fā)天災的防范措施”。國外專家對這兩個風險因素危險等級的評估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內(nèi)專家的評估值只有4.13和3.88，危險等級排名為第五和第七。

出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對于西方發(fā)達國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因為其所有業(yè)務數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務活動，只得申請破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復了營業(yè)。③

國內(nèi)專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災、洪水、地震等自然環(huán)境風險一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風險應對方法比較簡單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災害造成的風險損失不是很突出。

7.國內(nèi)專家對法律、體制和資金因素的評估值遠遠高于國外專家。在所有風險因素中，中外專家對“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同”的評估值差別最大。國外專家的評估值僅為3，排名最后；而國內(nèi)專家的評估值高達4.13。對電子文件實行科學管理的前提就是承認電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務戰(zhàn)略。與此形成鮮明對比的是沒有一個發(fā)達國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長久保存與資源共享為目標。國內(nèi)外評估值的差異恰好反映了我國在電子政務建設尚不夠深入。

與體制相關的因素有三個，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機構領導很不重視”和“3.3機構內(nèi)各有關部門、人員文件管理的職責不明確”。國外專家的評估值為3.5、4、3.83，危險程度不高；國內(nèi)專家的評估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴重風險因素。由此可見發(fā)達國家文檔管理的宏觀體制以及機構內(nèi)部管理體制相對完善。不過，從評估值來看，國外專家也較為認同領導重視的重要性。

無論是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計算機硬件和網(wǎng)絡設施、購買存儲載體，還是系統(tǒng)的維護和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟發(fā)展水平的不同，國內(nèi)外專家對資金因素（3.2）危險等級的判斷也截然不同，國內(nèi)專家的評估值為4.13，國外專家的評估值僅為3.5。

可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風險因素。

8.國外專家對業(yè)務人員責任心缺失這一風險因素的評估值高于國內(nèi)專家。中外專家在“3.4業(yè)務人員缺乏責任心”評估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風險因素”和“極嚴重風險因素”，僅次于法律風險的評估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對健全的環(huán)境中，人員主觀能動性的重要性便會凸現(xiàn)。

二、第二輪專家評估結果的分析

第一輪調(diào)查之后，課題組仔細研究了專家們的評估結果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問卷的結構，將風險因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個層次，新增了5個分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個別問題的描述上也略有改動。

為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風險因素作為比較對象。在本輪評估中，大多風險因素的評估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見，上一輪評估結果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風險確實與發(fā)達國家存在較為明顯的區(qū)別。縱向比較，國內(nèi)專家第二輪評估結果顯示：

1.就總體而言，風險因素的評估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評估值都高于第一輪。這說明專家們對電子文件風險的認同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風險研究的意義和必要性。

2.電子文件管理標準缺失（1.2）的評估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評估值增加了0.37，是評估值增幅最大的兩個風險因素之一（另一個是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區(qū)電子文件管理標準的紛紛出臺和推廣應用，相比而言，我國在標準制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。

3.法律、體制等軟性風險因素的評估值繼續(xù)走高。法律風險因素1.1，體制風險因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評估值高于第一輪。其中“3.1機構領導很不重視”更是以4.5的得分由“嚴重風險因素”晉升為“極嚴重風險因素”。

4.資金、技術等硬性風險因素的評估值普遍降低。在整體評估值增長的前提下，資金、技術等硬性風險因素的評估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件”這兩個技術因素之外，資金因素3.2及技術因素“3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術”、“3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當”、“3.12未采用有效的病毒實時監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評估值均低于第一輪的評估結果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴重風險因素”降級為“較嚴重風險因素”。

5.自然風險和保管場所風險的評估值有所增長。自然風險和保管場所風險直接針對的是文件的物質(zhì)實體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結果顯示風險因素3.20和3.21的評估值都有所增長。

6.“人本”意識有所增強。“3.4業(yè)務人員責任心不強”是在法律風險因素2.3之外評估值增幅最大的另一風險因素，由“中度風險因素”躋身于“較嚴重風險因素”，人員主觀能動性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。

三、對評估結果的綜合分析

中外專家評估結果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風險認識上的異同，為我國電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過本次專家的評估，我們至少可以得出以下幾點結論：

1.電子文件風險管理是電子文件管理的必要組成。專家評估的結果表明，電子文件風險是客觀存在的。被評估的風險因素中，超過一半的風險因素的危險級別都高于4，負面影響比較顯著。當今社會，危機管理、風險管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風險管理方法引入電子文件管理領域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務建設的必要內(nèi)容。

2.電子文件風險來自多個方面，必須構筑起全方位的應對體系。為中外專家所承認的關鍵風險因素多種多樣。無論是極嚴重、嚴重、較嚴重還是中度風險因素，都有來自多個層次、多個領域的風險因素。為了有效防范和控制風險，提高管理質(zhì)量，必須構筑起全方位的應對體系，關系到政府機關、主管部門、研究團體、軟件提供商等多種機構，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場所、信息基礎設施、文件管理業(yè)務、系統(tǒng)設計、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個方面。

3.克服法律、體制、標準方面的障礙，是我國應對電子文件風險之路上的當務之急。電子管理標準是中外專家公認的極嚴重風險因素。但同時，中外專家對于體制、法律風險因素的評估卻截然不同，中方的評估值遠遠高于外方，而且在得知國外專家評價結果的情況下，在第二輪評估非但沒有降低評估值，反而加大了分值。這個結果真實地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會條件。

隨著電子政務建設的推進，發(fā)達國家紛紛建立電子文件管理標準，并憑借著其堅實的法治傳統(tǒng)，通過軟件的標準認證、標準咨詢服務等手段推動電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因為我國法治化、規(guī)范化管理基礎較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標準得以制定，由于欠缺制度上的保障，標準的貫徹實施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標準的完善必須齊頭并進。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。

注釋：

①趙屹，陳曉暉．電子文件管理的終極解決之道．檔案學通訊，2002(2)

篇(4)

【關鍵詞】開源軟件/電子文件/文件格式選用

1.引言

本文所述的電子文件，指在文件管理體系中起到傳送、鑒定和保存作用的以頁面形式顯示的數(shù)字文件。電子文件廣泛應用于圖書出版、檔案管理、電子商務、電子政務等領域。目前，普遍接受的兩種的電子文件格式是PDF和DiVu。PDF（PortableDocumentFormat，便攜式文檔格式）是由Adobe公司開發(fā)的格式。DjVu格式是由AT&T實驗室開發(fā)的格式。從實現(xiàn)上來說，PDF和DjVu分別是有代表性的基于圖形的格式和基于圖像的格式。常見的電子文件格式還有微軟的CHM和LIT、華康WDL、方正CEB、超星PDG、書生SEP等。

字處理文件格式有時也起到電子文件的作用，如RTF、微軟DOC、金山WPS等；擴展標記語言XML經(jīng)常用于信息的共享和交換，在附加樣式單或經(jīng)過轉(zhuǎn)換后也能夠以頁面形式顯示。因為使用它們的主要方式有所不同，本文的討論將不涉及這些格式。

開源軟件的歷史不長，但是已經(jīng)形成了一種潮流。開源軟件對電子文件管理產(chǎn)生了顯著的影響。向大眾開放文件格式的源代碼（包括讀寫、轉(zhuǎn)換、加密等），有利于這種格式增強適用性和可靠性，有利于這種文件格式獲得廣泛接收。選用開源的文件格式有助于文件的長期保存，減少信息丟失的風險。

本文以PDF和DjVu為研究對象，對照國外的其他一些格式，從文件流通和文件保存兩個方面比較它們各自的特點和在開源軟件運動中所處的地位。本文指出支持開源的程度，將成為今后用戶選用電子文件格式時的考慮的主要因素。

第2節(jié)分析文件格式的開源情況。第3節(jié)和第4節(jié)分別討論開源軟件對文件流通和文件保存環(huán)節(jié)的影響。第5節(jié)是對其他國外格式的一個簡單調(diào)查。第6節(jié)是結論。

2.開源情況

開源軟件(OpenSourceSoftware)，也稱為自由軟件(FreeSoftware)，其中的“Free”指自由地使用、學習、修改和分享軟件。分享開源軟件的自由意味著人們可以使用和翻譯這些軟件而不用支付任何費用。有些可以免費使用的軟件，如共享軟件(shareware)和免費軟件(freeware)，不能被用來研究、修改和分享，所以不是開源軟件。

開源軟件由一些志愿者發(fā)起，已經(jīng)開發(fā)出了OS、GUI以及大量的應用程序。Linux是開源軟件的典型代表，在質(zhì)量、外觀和健壯性上都能與私有軟件（如Windows）媲美。著名的開源軟件社區(qū)有SourceForge()等。像IBM和Sun這樣的大型計算機公司也支持和開發(fā)開源軟件。

越來越多的歐美地區(qū)的管理部門已經(jīng)制定或正在制定提倡使用開源軟件代替私有系統(tǒng)的政策。這不僅使它們不再依賴于商業(yè)軟件供應商，而且也幫助扶持了自己的軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)。由于開源軟件成為潮流，而且質(zhì)量上乘，許多政府選擇開源軟件進行本地化，為政府信息化服務。

PDF是商業(yè)公司開發(fā)的一種文件格式，已經(jīng)有很長的歷史。PDF的規(guī)范是公開的，如最新的PDF1.5規(guī)范可以網(wǎng)上免費獲取。Adobe公司的電子文檔閱讀器AcrobatReader是免費的。但是，處理PDF文件的主要應用軟件Acrobat、Distiller、Designer等是商業(yè)軟件，價格比較昂貴。

由于PDF格式非常復雜，特別是使用了對象技術，開發(fā)PDF應用是一項復雜的工作。KPDF是Unix/Linux的第三方閱讀器。一些免費的PDF庫，如PDFlib和xpdf，是二進制的，而且功能不夠完整。這就形成了一個技術壁壘。國內(nèi)只有很少的商業(yè)公司有能力開發(fā)PDF應用軟件。

近年來，隨著開源運動的發(fā)展，出現(xiàn)了很多開源的PDF項目。其中，規(guī)模較大的是iText，它是一個由Java編寫的開源的PDF庫，帶有簡單的GUI。同時，這個項目組用C#編寫了iTextSharp，供平臺上的用戶使用。iText對PDF的讀寫提供了全面的支持。

比較而言，DjVu最初是由實驗室開發(fā)的，設計的出發(fā)點就支持開源。DjVu的主要資源網(wǎng)站有等。DjVu的參考庫包含了由C++編寫的解碼程序和部分編碼程序，其中解碼程序具有基于Qt技術的GUI以及NS瀏覽器插件，編碼程序是一些命令行子程序。另外，Windows平臺上開源項目WinDjView是一個小巧的DjVu閱讀器，功能較完善，并提供VisualC++的源代碼。

AT&T實驗室把DjVu的商業(yè)開發(fā)權利轉(zhuǎn)讓給了LizardTech公司()。LizardTech的主要DjVu產(chǎn)品有免費DjVuSolo，收費的DocumentExpressEditor和DocumentExpressEnterprise。DjVuSolo支持由圖像制作單個DjVu文件。DocumentExpressEnterprise是一個工作流式的制作工具，目前最新的版本是5.1。它能夠從圖像文件或PDF/PS文件批量制作DjVu文件。另外，它支持中英文的OCR，以及添加數(shù)字水印。

3.文件流通

電子文件的流通，是指電子文件在機構業(yè)務活動中的發(fā)文、文件流轉(zhuǎn)和收文等過程。在電子文件的生命周期中，文件的流通是很重要的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實中，各機構使用的平臺和軟件多種對樣。如果發(fā)送方與接收方的軟件不兼容，那么即使文件傳送成功，接收方也未必能讀取信息，為此，需要選擇一種通用的文檔格式，使電子文件能實現(xiàn)無障礙流通。

PDF文檔由一系列的頁面組成，每幅頁面都包括正文、字形、邊緣、版面、圖形和背景等數(shù)據(jù)。PDF文件能夠在各種軟件中生成，并保留原有文件的內(nèi)容和外觀。PDF文檔顯示風格一致，能夠滿足政府、法律、財經(jīng)和IT等行業(yè)對于文檔或表單的嚴格規(guī)范要求。

PDF支持動態(tài)表單系統(tǒng)，提供加注釋標記或數(shù)字簽章的功能，為文件收發(fā)雙方針對電子文件的交互流動提供了可能，適用于機構內(nèi)部公文呈轉(zhuǎn)或在線交易。PDF提供不同級別的安全控制，有利于文件的安全管理。PDF提供比較、鑒定工具，有利于確認文件的真實性、完整性。不過，這些功能只有Adobe的軟件才能很好地支持。

DjVu格式將圖像分為背景層（紋理和圖片）、前景層（文本和線條）和掩碼層（形狀庫）。DjVu用高分辨率來還原文字，從而最大限度地提高可辨性；同時用較低的分辨率來壓縮背景圖片，從而使整個圖像的質(zhì)量得到了保證。DjVu采用分層顯示，而不是等到整幅圖片都被解碼之后才顯示，使得圖片顯示的速度有很大提高。

DjVu具有與PDF類似的超鏈接、注釋、元數(shù)據(jù)功能。DjVu的前景層能夠被OCR識別，識別的結果入到可搜索的隱藏文本層中。目前，OCR引擎沒有包含在DjVu的開源代碼中。由于尚缺乏中文OCR的開源代碼，這將成為DjVu進入中文市場的一個不利因素。

DjVu格式能夠與數(shù)字水印系統(tǒng)相結合，保證數(shù)字文件的真實性和在網(wǎng)絡上被合法使用。可以將一個標識圖像與宿主圖像數(shù)據(jù)進行疊加，形成帶可見水印的圖像，或者將一個特定的序列號經(jīng)過加密算法嵌入宿主圖像數(shù)據(jù)得到不可見水印。

開源對文件的流通和使用有下面兩個方面的影響：

(1)適用性。開源軟件能夠按照具體的業(yè)務需求進行定制或進行有效的二次開發(fā)。Adobe公司并沒有提供PDF的開源代碼，因此相當長時期內(nèi)PDF的定制就顯得非常困難。需要指出的是，DjVu的開源代碼數(shù)學性很強，修改起來并不容易。DjVu代碼的可讀性和可修改性都有提高的必要。

(2)可靠性。源代碼對于理解文件格式的工作原理和修補文件格式的錯誤是很重要的。PDF是一種復雜的結構化文件格式，有理由對它的安全漏洞和“后門”問題給予更多的關注，特別是在敏感的應用場合。國內(nèi)用戶有時更愿意選擇類似PDF的國產(chǎn)格式，如方正CEB等。

4.文件保存

電子文件格式的選

擇對保證數(shù)字信息的可讀性起到關鍵的作用。產(chǎn)生電子文件的部門處于不同的領域、有不同的事務處理需求，在工作中產(chǎn)生了各種各樣格式的文件。軟件開發(fā)商有針對性，很少考慮到文件格式的長期保存能力。為了使各種數(shù)字文件信息能夠在將來繼續(xù)被利用，必須在繁多的文件格式中進行選擇，選取有利于長期保存的電子文件格式。

PDF在世界上擁有眾多用戶，有許多第三方公司支持。PDF有可能成為電子出版物的國際標準。廣泛的支持者和眾多的合作者，成為PDF格式長期發(fā)展的基礎。PDF可以從任何支持標準印刷語言PostScript的應用系統(tǒng)中產(chǎn)生。AcrobatWriter支持把常見的字處理文件如.txt、rtf和.doc等轉(zhuǎn)換為PDF文件。PDF還可以從掃描文檔中產(chǎn)生，使傳統(tǒng)文件數(shù)字化后得到外觀非常接近于原件的電子文檔。

迄今為止，已公布的PDF規(guī)范的版本都是向下兼容的。不過，由于數(shù)據(jù)遷移的窗口時間較短暫，對PDF文件仍需要合理規(guī)劃以減少數(shù)據(jù)丟失。PDF采用CCITTGroup4無損壓縮算法。由掃描文件制作的PDF文件體積較大，有時需要進一步壓縮。

如今DjVu的用戶數(shù)量遠不如PDF。但是，AT&T開放參考庫的做法為DjVu在開源社區(qū)爭取到了很多支持。已經(jīng)開發(fā)的項目有不同平臺上的瀏覽器、圖像轉(zhuǎn)換器、javascript搜索引擎、在線格式轉(zhuǎn)換服務器()等。在美國，DjVu已經(jīng)擁有很多政府、企業(yè)以及檔案部門等的客戶。

DjVu對背景層采用小波壓縮算法IW44，壓縮后文件大小非常理想，能夠顯著地節(jié)省存儲空間。對包括文字和圖像的彩色文件來說，DjVu文件在同等質(zhì)量下其大小通常只有JPEG文件的1/5-1/10。對由掃描文件制作的黑白PDF文件來說，DiVu文件只相當于它們的1/2-1/4。

文件保存方面與開源有關的兩個關鍵問題是：

(1)保存成本。擁有源代碼使用戶可以自主控制應用中與文件格式有關的模塊，而不必受制于格式的開發(fā)者。PDF本身很復雜，而且功能擴充很快，對第三方開源項目的升級來說是一個挑戰(zhàn)。大多數(shù)PDF用戶仍依賴于Adobe的技術支持。DjVu的發(fā)展時間還不長，已經(jīng)轉(zhuǎn)入了商業(yè)開發(fā)。未來DiVu能夠繼續(xù)保持完全開源的地位，存在一些不易預測的變數(shù)。

(2)信息耗損。作為一種長期保存的文件格式，要盡量降低格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)壓縮造成的信息損耗。PDF的矢量圖形元素不會耗損，圖像采用無損壓縮也不會耗損。DjVu技術同時支持無損壓縮和有損壓縮，采用無損壓縮時壓縮性能有較大的下降。需要注意的是，DjVu的開發(fā)者對開源代碼有一定保留，公開的算法并不一定是最優(yōu)的。

5.其他格式

與微軟公司的字處理文件DOC不同，它的電子文件格式并不普及。CHM格式是微軟的基于HTML的幫助文件。CHM支持與HTML相關的各種技術，并可以通過URL與Internet聯(lián)系在一起。CHM可以直接在Windows系統(tǒng)上打開，制作工具有WinCHM和PowerCHM等。LIT格式是軟件MicrosoftReader的專有格式。MicrosoftReader是一個易用的電子文件閱讀器，但是目前還不支持中文。

此外，國外的電子文件格式還有SWB、EBX、EBK等。SWB格式是軟件WinEbookCompiler的專有格式；EBX格式是軟件GlassbookReader的專有格式；EBK格式是Voyager公司制定的格式。這幾種格式主要用于電子圖書，而且市場份額不大。

6.結論

開源軟件對電子文件格式及其支持軟件產(chǎn)生了深刻影響。PDF和DjVu是國外的兩種主流電子文件格式。一方面，完整的第三方開源軟件的出現(xiàn)，對Adobe的壟斷地位提出了挑戰(zhàn)。另一方面，PDF原先的技術壁壘降低了，這有利于PDF的進一步普及。DjVu作為一種技術先進的開源軟件出現(xiàn)，近些年得到快速發(fā)展，已經(jīng)轉(zhuǎn)入大規(guī)模的商業(yè)開發(fā)。

從技術上看，基于圖形的格式和基于圖像的格式有互補性，分別側(cè)重不同的應用場合。同時，文件格式的開發(fā)機構之間存在一定的協(xié)作關系，主流文件格式之間通常有可轉(zhuǎn)換性。用戶在選用格式時有很大的余地。可以預見，在國內(nèi)市場上這兩種格式以及其他格式將形成長期競爭的局面。

【參考文獻】

[1]劉家真主編.電子文件管理——理論與實踐.科學出版社，2003

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[5]Microsoft,RTFspecification,version1.8,/downloads

篇(5)

關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國建筑工程電子文檔與發(fā)達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強。1.4對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。

2實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業(yè)性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業(yè)人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進行查詢，確保電子文件沒有相關內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進行核實，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心

參考文獻

篇(6)

以燕山大學為例，電子文獻資源的語種包括中文和外文兩種；所屬學科包含經(jīng)濟/管理、法律/政治、材料科學、機械工程、生物科學/生物工程、體育、光學/儀器、化學/化工、環(huán)境科學、交通運輸、電氣/控制/自動化、藝術/傳媒、語言/文學、哲學/宗教、數(shù)學/物理、信息科學/計算機/電子技術、土木工程/建筑、動力/能源/礦業(yè)、圖書館/情報/檔案，共19個學科；應用學院包括機械工程學院、材料科學與工程學院、電氣工程學院、信息科學與工程學院、軟件學院、建筑工程與力學學院、車輛與能源學院、環(huán)境與化學工程學院、經(jīng)濟管理學院、理學院、外國語學院、文法學院、公共管理學院、學院、藝術與設計學院、體育學院，共16個學院；資源類型包括期刊、學位論文、報紙、視頻、年鑒、參考工具、電子圖書、工具書、專利、會議論文、標準、音頻、案例、科技成果、法律法規(guī)、事實型數(shù)據(jù)，共16種；揭示深度包括全文、文摘、題錄、目錄、事實5種；文獻來源分為購買數(shù)據(jù)庫、免費數(shù)據(jù)庫、NSTL提供、國家圖書館提供、自建數(shù)據(jù)庫、試用數(shù)據(jù)庫6類。另一方面，電子文獻資源的采購方式和采購年限也并不統(tǒng)一。中文電子文獻資源多采用自主談判的方式進行，外文電子資源分為DRAA組團和自主談判兩種采購方式。采購年份根據(jù)學校經(jīng)費情況以及DRAA聯(lián)盟采購方案要求分為1年合同、2年合同以及多年合同。電子文獻資源類型的多樣化、采購方式及采購年限的差異化加大了高校圖書館電子文獻資源采購管理工作的難度，對電子文獻資源采購工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理成為圖書館建設的重中之重。高校圖書館迫切需要一套基于網(wǎng)絡化應用的、可內(nèi)部共享的、便于使用與維護的電子文獻資源采購管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)對電子文獻資源生命周期全過程的高效管理。

2電子文獻資源采購流程的設計

電子文獻資源在圖書館的生命周期包括選擇評估、提供試用、試用情況評估、溝通談判、組織購買、使用評估幾個階段。其中，對于參加DRAA聯(lián)盟組團的外文電子文獻資源的采購可以省去溝通談判環(huán)節(jié)。在電子文獻資源的采購工作中，資源評估是前提工作，談判購買是核心工作。高校圖書館要對每一個新增電子文獻資源進行試用前評估，分析新增資源是否與已有資源重復、是否能對教學科研起到輔助作用以決定是否提供試用；要對每一個試用電子文獻資源在試用期內(nèi)的使用情況進行評估，以決定是否組織購買；要對每一個購買數(shù)據(jù)庫在合同期內(nèi)的使用情況進行評估，以決定是否續(xù)訂。對通過評估的電子文獻資源，圖書館可以通過參加DRAA聯(lián)盟組團和自行談判兩種方式開展采購工作。

3系統(tǒng)功能實現(xiàn)

圖書館電子文獻資源采購管理系統(tǒng)讀入圖書館采購電子文獻資源的基本信息、年度采購信息、聯(lián)系人信息以及集團采購方案信息，可按照年度查詢本年度電子文獻資源采購完成情況以及下一步工作任務，可按照指定數(shù)據(jù)庫查詢該數(shù)據(jù)庫歷年采購情況，以明確數(shù)據(jù)庫價格漲幅情況，并對數(shù)據(jù)庫的采購價格進行預測。該系統(tǒng)還具有電子文獻資源合同信息掃描件上傳的功能，實現(xiàn)電子文獻資源采購信息的數(shù)據(jù)化。另外，系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)儲存時指定文件上傳的物理路徑并對上傳電子文獻資源信息的命名格式化。該系統(tǒng)操作簡便、實用性強、功能齊全，實現(xiàn)電子文獻資源購買和相關服務的流程化、規(guī)范化、平臺化管理，提高電子文獻資源采購、信息維護、服務、保存等業(yè)務和管理工作的效率。

3.1系統(tǒng)安全登錄

系統(tǒng)嚴格審核執(zhí)行電子文獻資源采購任務的工作人員的角色和權限，根據(jù)工作人員角色、權限的可定制功能實現(xiàn)用戶分級管理，超級管理員可實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的讀寫操作，一般采購人員只可實現(xiàn)讀操作，不可進行寫操作。由于圖書館電子文獻資源采購管理系統(tǒng)中涉及電子文獻資源合同期限以及價格等敏感信息，為了保證系統(tǒng)內(nèi)容的隱私性，系統(tǒng)對管理員的活躍時間進行限制。如果管理員超過15min未對系統(tǒng)進行任何操作，系統(tǒng)默認管理員已經(jīng)離開，再次操作時會出現(xiàn)超時提示。

3.2按年度查詢采購情況

系統(tǒng)可提供指定年度電子文獻資源采購統(tǒng)計信息，包括采購電子文獻資源總數(shù)、續(xù)訂電子文獻資源總數(shù)和新增電子文獻資源總數(shù)，方便管理人員明確采購的方向。同時在電子文獻資源列表中將電子文獻資源采購重點信息展示，方便資源查看和對比。系統(tǒng)采用JS控制實現(xiàn)將新增電子文獻資源高亮顯示，方便管理員查看。

3.3按資源查詢采購情況

系統(tǒng)可以實現(xiàn)按照電子文獻資源名稱查詢特定電子文獻資源的歷年采購情況。在電子文獻資源詳情頁面可顯示電子文獻資源采購的年度信息、基本信息、聯(lián)系人信息，并提供電子文獻資源的掃描文獻下載專區(qū)和集團采購方案下載專區(qū)。其中，年度信息提供電子文獻資源歷年合同起止時間、合同價格信息、數(shù)據(jù)庫商以及付款商合同簽署時間、發(fā)票時間以及沖賬時間；基本信息提供電子文獻資源的內(nèi)容、類型、回溯年限、涉及科目、網(wǎng)址等基本信息；聯(lián)系人信息提供電子文獻資源采購聯(lián)系人的基本信息以及聯(lián)系方式；掃描文件下載專區(qū)提供歷年采購合同、回執(zhí)、發(fā)票等紙質(zhì)文件掃描版下載；集團采購方案下載專區(qū)提供歷年采購方案掃描版的下載。

超級管理員登錄系統(tǒng)后可實現(xiàn)對電子文獻資源采購信息的上傳提交，分為基本信息提交、年度信息提交、聯(lián)系方式提交、掃描文件上傳、采購方案上傳5個子模塊。其中，基本信息提交、年度信息提交、聯(lián)系方式提交是電子文獻資源基本信息，對年度采購信息以及聯(lián)系人信息進行人工錄入系統(tǒng)。掃描文件上傳、采購方案上傳是將電子文獻資源的采購紙質(zhì)文件以及采購方案電子化并上傳到指定的物理路徑。

3.5后臺數(shù)據(jù)存儲

系統(tǒng)通過掃描文件上傳頁面以及采購方案上傳頁面上傳的電子化文件，按照程序指定的物理路徑進行存儲。同時，系統(tǒng)的一大特色是對上傳電子文獻資源信息的格式化命名功能，上傳的電子文件在上傳至指定文件夾的同時，會自動將文件命名格式化。例如，電子文獻資源的采購信息在上傳后，文件名稱自動格式化命名為“年份【數(shù)據(jù)庫名稱】（開始時間—結束時間）文件類別”。通過指定文件上傳的物理路徑以及對上傳電子文獻資源信息的格式化命名，后臺數(shù)據(jù)存儲更加規(guī)范化，電子文獻資源采購人員可以清晰地根據(jù)文件夾名稱以及文件名稱快速找到所需要的信息。

4結語

篇(7)

    論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展,是時代的必然,信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法,最后結合筆者的工作經(jīng)驗,探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。 

 引 言 

 隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設,力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。 

 一、檔案信息化建設的主要內(nèi)容 

 (一)信息化的基礎設施建設 

 軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。 

 (二)檔案信息資源建設 

 檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設取得實效的關鍵。 

 (三)檔案的標準和規(guī)范建設 

 標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。 

 (四)檔案信息化的應用系統(tǒng)建設 

 這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣,關系檔案信息化建設的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益。 

 (五)信息化人才隊伍建設 

 這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術快速發(fā)展,掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用,對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現(xiàn)代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作,是適應時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求,也是提高服務水平的唯一途徑。 

 二、加強檔案管理信息化建設的對策 

 (一)建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng) 

 在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設,根據(jù)系統(tǒng)建設需求,采購必要的硬件設備,為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。 

 (二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵 

1.電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。 

 2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。 

 3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。 

 4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。 

 總之,加快檔案信息化建設的步伐,是提高交通運輸管理水平的重大舉措,在改善交通運輸狀況,發(fā)展經(jīng)濟方面發(fā)揮著重要的作用。 

 

參考文獻: