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文書檔案論文:辦公室文書檔案管理提升

摘要：

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式已經難以和現(xiàn)代社會發(fā)展需求相適應，這就需要進一步提高現(xiàn)代信息化技術在文書檔案管理中的應用力度，有效推動辦公室檔案文書管理工作的發(fā)展。本文分析了辦公室文書檔案管理特點，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策。

關鍵詞：

辦公室；檔案文書；管理特點；問題；對策

一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節(jié)進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質，完善文書檔案和其他相關工作銜接的合理性。

一、辦公室文書檔案管理的特點

（一）一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。

（二）廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協(xié)議、文件、責任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強，給相關的檔案應用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關系，需要設定一定的保密要求。

（四）重要性

因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現(xiàn)在實際的工作中。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題

（一）認知的不足

文書、檔案這兩項工作起著相互補充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學性，但是由于相關的文書管理工作者在具體工作過程中相關檔案意識還較為單薄，難以切實認清自身職責，致使在對工作內容的理解上還不到位，不會積極主動花費精力去進行指導，最終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達到真正的和諧統(tǒng)一[1]。

（二）相關制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通?？陀^的個人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個部門也會相互進行推諉，嚴重制約著管理工作的順利進行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導致職責分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關的管理標準。

（三）管理工作者專業(yè)性不足

在文書檔案管理工作中，因為文書檔案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強。而正是由于專業(yè)知識的不足致使具體工作中相關歸檔文件材料的質量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責任心還差強人意，未能對相關檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。

三、提升辦公室文書檔案管理工作的對策

（一）構建文書檔案管理骨干網絡

要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時對已經完成的單篇文書，納入至預計案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現(xiàn)立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結束工作環(huán)節(jié)有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。在初始的檔案管理過程中，相關文書檔案工作者的職責未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應的設立相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據(jù)實際的工作要求以及業(yè)務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實現(xiàn)了資源有效共享的目的，強化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業(yè)務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業(yè)務知識的培訓，對最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

（二）保證所制定范圍的實效性

在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎上，對保管的期限進行合理明確的劃分。使其能夠科學、有效地對部門主要活動資料進行反映。此外，在經濟建設以及相關研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區(qū)分，同時也被作為文書立卷工作的關鍵要求之一。

（三）遵循規(guī)律，實現(xiàn)科學化管理

在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規(guī)律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現(xiàn)代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。

作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司

文書檔案論文:大數(shù)據(jù)企業(yè)文書檔案信息化管理分析

摘要：

隨著互聯(lián)網科學技術的不斷發(fā)展，在社會各領域的應用越來越普遍，各種類型的數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，在這種背景下，大數(shù)據(jù)時代應運而生。這也是信息技術水平進一步提高重要標志，有效的促進了各個企業(yè)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)文書檔案的信息化管理水平不斷提升，通過應用大數(shù)據(jù)信息技術，有效提高了企業(yè)檔案信息管理的效率，保證了信息資源的可靠性，為企業(yè)的的發(fā)展提供了科學依據(jù)。本文主要針對大數(shù)據(jù)背景中，企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用情況進研究分析。

關鍵詞：

大數(shù)據(jù)背景；企業(yè)文書檔案；信息化管理；利用

1前言

大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展是互聯(lián)網科技進步的重要表現(xiàn)，也是社會發(fā)展的實際需要。一般，對于常規(guī)軟件來說，無法在一定時間內快速完成眾多類型數(shù)據(jù)的管理和收集，而大數(shù)據(jù)通過特殊的處理模式，能夠在短時間內，對海量數(shù)據(jù)進行收集、處理和有效管理，提高了信息數(shù)據(jù)處理的效率。也就是說大數(shù)據(jù)不僅能夠掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而且能夠對有意義的數(shù)據(jù)進行專業(yè)化處理。大數(shù)據(jù)的這種優(yōu)勢對于企業(yè)檔案信息的管理具有重要作用。企業(yè)文書檔案信息管理，是企業(yè)發(fā)展過程中重要組成部分，這些珍貴信息的記錄能夠反映企業(yè)的經營狀態(tài)，為企業(yè)領導者的重大發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)文書檔案信息管理在企業(yè)管理工作中非常重要。然而，由于企業(yè)文書檔案的信息具有一定的復雜性，在管理過程中具有一定的難度。通過應用大數(shù)據(jù)技術，有效的提高了企業(yè)文書檔案的信息管理的效率，對企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

2大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內容

2.1企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理

在傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理過程中，主要是以紙質材料為主要信息載體，對檔案文字信息進行記錄，整理，存檔。由于企業(yè)檔案文書信息類型繁多，內容復雜，檔案錄入人員和相關管理人員的工作量非常大，在整理、收集、記錄信息過程中，出現(xiàn)錯誤的概率也較高，工作的重復性也較高，企業(yè)文書檔案管理工作效率非常低。大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文書檔案的信息管理，有效的避免了上述弊端，在檔案管理工作中，主要采用計算機作為信息的載體，把紙質的檔案信息進行數(shù)字化處理，以電子檔案的形式進行存儲。不但提高了工作效率。而且是檔案信息保存的更加完整、準確，便于管理與查閱。

2.2企業(yè)文書檔案的的網絡化管理

隨著網絡技術的不斷發(fā)展，在企業(yè)文書檔案的信息化管理中，計算機進行聯(lián)網處理，形成檔案的網絡化管理方式，在數(shù)字化管理的基礎上，對不同地區(qū)，不同類型的海量數(shù)據(jù)信息進行網絡化分析，能夠實現(xiàn)檔案信息的快速查詢，形成數(shù)據(jù)信息資源的共享。[1]通過網絡化管理，能夠快速對檔案信息進行網絡查閱、分類、儲存、復制等等，進一步提高了企業(yè)文書檔案的管理效率。

2.3企業(yè)文書檔案的安全化管理

隨著企業(yè)文書檔案的信息化管理不斷進步，網絡化管理已經成為重要管理方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的一個重要問題就是檔案的安全問題，因此，要加強企業(yè)文書檔案的安全化管理。首先，要加強安全保護管理工作，避免工作人員操作上的錯誤，及時維護相關設備與網絡，保證其運行的安全性。避免由于計算機病毒或者非法黑客的惡意損害，造成的信息數(shù)據(jù)丟失或者受損，營造安全的網絡管理環(huán)境。其次，做好保密工作，對于重要文書檔案，要進行保密程序設置，采取保密管理措施，在文書檔案管理上要根據(jù)文書檔案的重要程度，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。

3大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析

3.1提供大量有價值的企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，通過對企業(yè)文書檔案進行信息化管理，主要是對有價值的我問幫你數(shù)檔案進行收集、整理、錄入、儲存，最終形成完整的檔案信息資源，為相關用戶服務。通過應用大數(shù)據(jù)信息技術，對檔案數(shù)據(jù)進行快速處理，并且保證了數(shù)據(jù)信息的質量與完整性。[2]保證了在一定時間內，對不同類型、不同價值的文書檔案進行有效處理，信息量增加，信息質量提高，信息價值增大，建設成為一個完整的、高質量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)和相關用戶提供可靠的信息資源。

3.2加工處理企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，對企業(yè)文書檔案進行合理的加工處理，主要是指文書檔案的檢索，提高文書檔案的準確定性，保證文書檔案的完整性。首先，要選擇科學合理的信息數(shù)據(jù)檢索方式，對企業(yè)文書檔案的類型、內容、級別等情況進行確定。其次，要分類歸檔，企業(yè)文書檔案涉及到內容非常繁多，類別也是多種多樣，在歸檔過程中，要根據(jù)不同類型進行分類歸檔，如：會以、活動、業(yè)務等等。歸檔后，形成完整的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫，用戶能夠根據(jù)不同的檢索關鍵詞迅速查找到想要查閱的資料。最后，就是完成數(shù)據(jù)的網絡鏈接。通過局域網，互聯(lián)網，專用網等各種網絡形式，對企業(yè)文書檔案進行網絡鏈接，形成資源共享平臺。

3.3提供便捷的信息服務

企業(yè)文書檔案最終是要服務于客戶的，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，通過利用企業(yè)文書檔案的信息化，提高信息服務的質量與水平，為用戶提供不同需要，不同類型的有價值的檔案資源，體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)背景下信息服務的特色。[3]通過采用電子郵件、網絡短信、視頻等多種信息傳輸方式，方便用戶對檔案信息的查詢與利用。通過應用網絡技術，建立信息資源共享平臺，實現(xiàn)文書檔案的開放式服務，利用企業(yè)文書檔案資源，有針對性的為用戶提供企業(yè)、產品、服務等方面的信息，有針對性的滿足企業(yè)與用戶的真實需要，提高了信息服務的質量與效率。

4結論

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用，是社會發(fā)展的必然趨勢，更是客觀需要。通過采用大數(shù)據(jù)，對企業(yè)文書檔案進行科學管理，有效的提高了檔案管理的效率，提高了信息資源的完整性、可靠性與參考價值。同時，增加了數(shù)據(jù)的類型與數(shù)量，極大的滿足了用戶的不同需求，提高了信息服務的質量。

文書檔案論文:執(zhí)法單位文書檔案管理效率探尋

摘要：

對于執(zhí)法單位來說，文書檔案的管理是十分重要的，也是整個執(zhí)法單位的管理體系中不可或缺的一部分。對執(zhí)法單位的文書檔案進行有效的管理，并且加強管理的效率可以幫助執(zhí)法單位更好的進行發(fā)展，并對執(zhí)法單位在發(fā)展的效果中有重要的意義，因而加強執(zhí)法單位的文書檔案管理，對其進行有效的規(guī)范化處理不僅僅能夠滿足整個執(zhí)法單位對于整體運行的實際需求，還能夠幫助執(zhí)法單位更好的完善管理體系。本文主要根據(jù)目前執(zhí)法單位在對文書檔案管理的過程中所出現(xiàn)的問題進行討論，并且提出意見，幫助執(zhí)法單位可以更加有效的進行文書檔案的管理。

關鍵詞：

執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率

引言

對于執(zhí)法單位來說，其在進行文書檔案的保存工作上，主要保存的是本單位中有關單位的黨務、單位的行政執(zhí)法、以及單位在進行行政管理的過程中的活動的檔案等等。在大多數(shù)情況之下，存檔案、大小會議的會議記錄、發(fā)文的原件等等相關的文件資料是由辦公室這一部門來進行保管的。而所謂的文書檔案，則主要指的是在檔案進行處理完好以后，其自身還具有保存價值的文件。在執(zhí)法單位中，辦公室這一部門是其在進行管理過程中的關鍵組成部分，其主要負責的任務有：處理執(zhí)法單位的日常業(yè)務、傳達執(zhí)法單位所要下發(fā)和收集的消息、對上下級進行協(xié)調和溝通，而這些任務涉及到了執(zhí)法單位管理水平的高低。由此可見，只有提高執(zhí)法單位的文書檔案管理水平，才能夠有效的提高其管理的效率，才能夠真正的確保單位的正常運轉，促進單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.在執(zhí)法單位的文書檔案管理過程中所存在的問題

新的時代帶給我們的不僅僅是新的商機、新的機遇，更是新的挑戰(zhàn)和新的要求、新的標準。在新時代的發(fā)展中，我們可以明顯的看到執(zhí)法單位在進行文書檔案管理的過程中出現(xiàn)了有待解決的問題，這些問題對于執(zhí)法單位的文書管理造成了明顯的影響，并且對于執(zhí)法單位的發(fā)展造成了一定的阻礙，因而我們必須對這些問題加以分析，發(fā)現(xiàn)問題的所在并且將問題進行有效的改進，這樣才能更好的幫助執(zhí)法單位進行發(fā)展。

1.1執(zhí)法單位對于文書檔案管理的重視程度不夠

執(zhí)法單位發(fā)展的主要的目的，不僅僅是為了幫助單位的人員可以獲得其所應得的酬勞，更是為了更好的服務于社會。文書檔案的管理工作記錄了執(zhí)法單位的各項活動和相關的業(yè)務，不能夠幫助執(zhí)法單位產生直接的經濟效應，這就直接導致了很多的管理人員對于這份工作的不重視。并且在執(zhí)法單位的管理過程中，對于文書檔案的管理理念也相對于薄弱，重視程度不夠強，很多管理人員認為，文書檔案管理這項工作沒有實際操作的價值，并且不含有任何的技術含量，在他們看來這項沒有任何意義的工作可有可無。

1.2管理的制度不夠完善

隨著經濟的不斷發(fā)展，很多執(zhí)法單位在管理系統(tǒng)上都開始進行不斷的改革，在管理制度和服務水平上都有著一定的提高，但是由于執(zhí)法單位自身的不重視，在文書檔案的管理上一直沒有一個準確切完善的管理制度，這一制度的缺失就直接導致了管理的不善，很多管理人員因為沒有制度的管理所以玩忽職守。不僅如此，文書檔案管理的管理理念也一直沒有更新和確定，很多執(zhí)法單位對于文書檔案在管理的過程中沒有一套對應的流程。因此，在進行管理的過程中沒有辦法進行統(tǒng)一的收集和整理，這就讓文書管理缺乏明確性，對于文書檔案的利用率低，使得文書檔案逐漸失去了自己的作用。

1.3執(zhí)法單位的管理人員素質偏低

很多執(zhí)法單位都認為文書檔案管理工作沒有實際的意義和價值，因而在執(zhí)法單位選擇人才的過程中，往往都只重視法律等相關人員的培養(yǎng)，而忽視了對于文書檔案人才管理。這就直接導致了，很多文書檔案的管理人員素質都普遍偏低，這種素質的偏低不僅僅是思想觀念上的，更是業(yè)務管理水平和管理能力上的，這些都不在符合現(xiàn)代執(zhí)法單位的發(fā)展要求，更嚴重的是，很多執(zhí)法單位在文書檔案管理這一職位上所應用的員工都不是專業(yè)人員，其自身并不具有文書檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，這些問題都直接造成了執(zhí)法單位在文書檔案管理方面的不規(guī)范化。

2.如何提高執(zhí)法單位在文書管理上的效率

2.1提高執(zhí)法單位中文書檔案管理人員的素質

無論什么單位，其自身的規(guī)章制度都是有員工所定制出來的，對于文書檔案管理來說也是一樣的，整個管理的過程都是由員工來進行的，所以想要從根本上提高文書檔案管理的效率，就需要有效去提高文書檔案管理人員自身的素養(yǎng)。這種素養(yǎng)主要可以分為兩個方面，第一個方面指的是文書檔案管理人員的思想認識，也就是專業(yè)素養(yǎng)，并且強化他們自身的服務意識；第二個方面則主要指的就是文書檔案管理人員自身的責任心，以及其自身是否具有一定的學習能力，這些都是培養(yǎng)一個文書檔案管理人員的重要方面。除了以下兩個方面，作為執(zhí)法單位的管理人員還需要對于文書檔案的管理人員進行定期的考核，經常檢測管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能保證這些管理人員能夠有效的去適應文書檔案的管理工作。除此之外，對于執(zhí)法單位中的文書管理人員，執(zhí)法單位需要適當?shù)娜ヌ岣咚麄兊牡匚唬⑶規(guī)椭浣鉀Q在生活和工作中所遇到的問題。

2.2優(yōu)化文書檔案在整理過程中的工作環(huán)節(jié)

對于執(zhí)法單位來說，在進行單位文書檔案收集整理的過程中，不僅僅是要依靠執(zhí)法單位人員的實干、苦干就可以取得一定成績的。如果執(zhí)法單位的工作人員僅僅是依靠所謂的認真做事來進行工作，那么執(zhí)法單位的發(fā)展就會被逐漸的限制住，而且其工作效率也不會得到一個有效的提高。所以想要真正的解決這一問題，就需要執(zhí)法單位的文書檔案管理工作人員熟悉整個工作流程，并且對于整個工作過程進行有效的了解，梳理一個整理的流程。然而在文書檔案管理人員工作的過程中，不僅僅是依靠這些就可以取得成功的，還需要結合各個不同的部門，和各部門之間處理好關系，讓各部門在上交文書的時候就進行整理，方便文書檔案的整理人員更好的進行收集和整理。作為文書檔案的管理人員，需要告知各部門如何對部門中的文書檔案進行整理和收納，需要告訴部門成員他們需要什么，不需要什么，而不是讓各部門成員一味的進行整理而忽視了整理的內容，這樣不僅僅讓整理人員的工作量加大，也給文書檔案的管理人員自身帶來了一定的麻煩。

2.3加強對于執(zhí)法單位文書檔案的集中管理

由于當前很多的執(zhí)法單位對于單位中的文書管理工作管理的過于松散，這就直接導致了管理工作的工作效率低下，管理人員玩忽職守，對于需要進行整理的檔案整理的不夠及時。根據(jù)這一問題，需要執(zhí)法單位在單位的內部建立起專門的檔案室來進行檔案的管理，并且對所需要管理的文書檔案進行定期的整理和歸納，盡可能的保證文書檔案在進行尋找的過程中方便快捷，并且要求文書檔案管理人員，針對不同用途的文書檔案進行分類整理，把重要的資料單獨存放。在執(zhí)法單位中，除了一些特殊的崗位和部門，其他的部門則需要把文書檔案全部送到檔案室進行保管，這樣可以在一定程度上杜絕了一些人在檔案上進行二次修改，改變事實，并且絕對不允許管理人員把檔案進行自行保存。除了需要對于紙質文件的保存，還需要對各部門開會所用的音頻、視頻以及電子文檔等資料進行分類保存，這樣才能讓文書檔案的管理工作變得更加規(guī)范，同時也在一定程度上提高了文書檔案管理的效果和工作效率。

2.4應用現(xiàn)代化的設施進行保管

由于現(xiàn)代科技發(fā)展的越來越迅速，為了更好的保存文書檔案，可以應用電子設備。如：不同的部門使用不同的二維碼，在進行文書檔案的上交時進行二維碼的掃描，這樣可以直接確認不同部門的上交情況。不僅如此，應用電子設備也可以幫助文書檔案的管理人員在尋找相關的文件時候提高尋找速度。

總結

根據(jù)以上分析和討論可以知道，想要真正的提高執(zhí)法單位的文書檔案管理的工作效率，首先需要改善的就是執(zhí)法單位自身對于文書檔案管理的態(tài)度，不能一味的不重視、不采用，并且有效的去提高文書檔案管理人員的管理素質和專業(yè)素養(yǎng)。并且根據(jù)自身單位的實際情況進行分析，進一步的推進文書檔案管理的信息現(xiàn)代化的進程，提高文書檔案管理的效率。

文書檔案論文:大數(shù)據(jù)文書檔案信息化管理

【摘要】

本文首先講述了大數(shù)據(jù)的含義及檔案管理工作的進行，然后根據(jù)它所帶來的重大影響，最后簡要舉出管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的應用等幾個方面。

【關鍵詞】

大數(shù)據(jù)環(huán)境；科研院所文書檔案；信息化管理

文書檔案的信息化管理對于單位，特別是一些科研院校來說，都是一個非常重要的事情，其管理程度的輕重直接關系到該單位檔案資料的好與壞。而當下隨著互聯(lián)網的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網+時代、數(shù)字化時代已經到來，大數(shù)據(jù)（BigData）更是成為國際性的熱點話題和研究方向。而兩者的結合到底會帶給單位機關何種程度的利益呢？

一、BigData環(huán)境和科研院所檔案管理

（一）何為大數(shù)據(jù)環(huán)境。大數(shù)據(jù)，又稱為巨量數(shù)據(jù)。它主要是因為數(shù)量浩大、類型復雜等多樣數(shù)據(jù)所組成的多數(shù)據(jù)體，是在云計算的數(shù)據(jù)管理與應用形式的基礎上，通過數(shù)據(jù)之間的大眾化共享、交疊應用形成的智能資源和服務能力。信息技術的不斷發(fā)展，人們通過電腦等多方智能設備，產生了大量的數(shù)據(jù)，其規(guī)模與復雜性已遠超傳統(tǒng)計算工具所能處理的范圍，這些對于人們是極其不利的，因為用戶不能及時地獲取有用且完整的數(shù)據(jù)信息，而數(shù)據(jù)化時代的特征便是用數(shù)據(jù)說話。在如今不斷刮起“信息風暴”的時代，人們隨時隨地便會受到各種數(shù)據(jù)的“襲擊”，有限的思維模式被復雜的碎片化內容“分割”。所以要如何獲取完整的、有用的數(shù)據(jù)信息呢？它需要數(shù)據(jù)足夠的“人性化”，巨量的原始數(shù)據(jù)只有經過分類整理、加工分析，才能滿足不同用戶的需求。而處理海量的數(shù)據(jù)，便需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的支持。

（二）科研院所文書檔案的管理?？蒲袉挝坏奈臅Y料是對單位中各方面工作信息的真實記載。在農業(yè)科研單位中，其科技檔案是農科院檔案工作中分量比例占最大的構成部分。文書檔案直接反映了農業(yè)科研機構形成和發(fā)展的歷史，真實地記錄了機構改革、領導決策、問題處理、人事變動等各方面發(fā)展變化，是管理方面極為重要的一部分。做好檔案資料的管理工作，對科研院的發(fā)展起著重大的推進作用。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境對科研院所文書檔案信息化管理的影響

（一）有助于加強科研院所檔案資料管理。大數(shù)據(jù)時代的到來，科技飛速發(fā)展的時代也已來臨，一些科研院所的開發(fā)研究也在不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)產生的規(guī)模和類型也越來越多樣化、復雜化，文書檔案的管理問題日益嚴峻。怎么運用現(xiàn)代化技術來加強資料方面的管理，提高科研院所文書檔案的利用率，創(chuàng)新科研院所文書檔案的存儲模式，便成為科研院所管理人員所要面對的重大事件之一，也是各行各業(yè)的工作者需進一步討論的話題。

（二）有助于實現(xiàn)科研院所文書的兩化結合。根據(jù)云計算的不斷發(fā)展，信息化技術和互聯(lián)網技術也在日益更新，其所具有的海量數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整理查詢、數(shù)據(jù)存儲傳送、多種語言翻譯等功能，及功能強大的各種科研院所的后臺數(shù)據(jù)庫，為科研院所文書檔案在BigData環(huán)境下實現(xiàn)數(shù)字化和網絡化的統(tǒng)一結合奠定了良好的基礎技術支持。再者，科研院所文書檔案實現(xiàn)信息化管理，通過大數(shù)據(jù)技術的加工處理，又很大程度地增強了數(shù)據(jù)方面的安全可靠性。

（三）有助于提高科研院所檔案管理方式對時展要求的高度適應。BigData時代的快速擴展，當今社會的電腦技術迅猛發(fā)展和科研院所研究方向的不斷進步，只有加快對科研院所文書檔案的信息管理規(guī)劃，提高科研院所數(shù)據(jù)資源的信息化與網絡化的有機結合，才能更好地使科研院所的工作健康平穩(wěn)的進行，才能更快速地適應時展的需求，適應我國不斷改革創(chuàng)新的戰(zhàn)略目標。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的應用舉例

（一）曙光醫(yī)療解決方案。曙光信息產業(yè)股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光醫(yī)療解決方案”，而這份方案表明大數(shù)據(jù)對于醫(yī)療方面的作用毋庸置疑。曙光醫(yī)療開始面對的是“煙囪式”建設現(xiàn)狀，即建設標準不統(tǒng)一、信息孤島——數(shù)據(jù)共享存在壁壘、峰值建設——資源利用率低、建設周期長無法快速部署等問題，曙光醫(yī)療借助大數(shù)據(jù)和云計算的幫助，成功完成此次醫(yī)療數(shù)據(jù)方面的改革。例如：智慧云助力醫(yī)療資源深度整合，大數(shù)據(jù)提升醫(yī)療云核心價值，云計算平臺計算及存儲支撐，大數(shù)據(jù)平臺助力科學決策及精細化管理，通過便捷的部署、全面的監(jiān)控、健全的警告形成大數(shù)據(jù)安全管理平臺（XData4s）,解決了大數(shù)據(jù)內容安全、存儲安全、運維安全、訪問安全等問題。

（二）WEWATCHSPORTS。在大數(shù)據(jù)的應用下，一款可追蹤全部賽事的APP——RUWT應運而生，這款軟件可在IOS、Android系統(tǒng)下，也可在Web環(huán)境下的瀏覽器中運行。RUWT通過高速剖析SPORTS數(shù)據(jù)流讓粉絲們第一時間了解到心心念念的節(jié)目信息在某個頻道播出，還可以讓人們體驗到現(xiàn)場投票的刺激感與滿足感。RUWT在谷歌電視和TiVo用戶中，只是執(zhí)行了一個調整頻道的過程。此應用程序不僅幫助體迷們快速查詢到節(jié)目信息，而且還可以讓體迷們感知現(xiàn)場與電視機前不一樣的樂趣。

四、結論

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研院所文書檔案的信息化管理是利用計算機對數(shù)據(jù)高速運行的處理特點，使院所中的研究人員更快速高效地獲得準確而且完整的研究信息，不斷提高科學研究的效率性問題，從而也可以實現(xiàn)某些信息的大眾化共享，最大限度地擴寬其使用壽命。大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)科研院所的文書檔案信息化管理給予科學進步的發(fā)展前所未有的發(fā)展動力與堅強后盾。

作者：劉洋 單位：石河子農業(yè)科學研究院

文書檔案論文:辦公室文書檔案管理思考

【摘要】

文書檔案是醫(yī)院工作的一個重要環(huán)節(jié)，是反映醫(yī)院整體管理和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發(fā)，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。

【關鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫(yī)護管理、黨務管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計資料、會議記錄等重要內容，對于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。

（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至會導致管轄區(qū)內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準則，工作中嚴格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環(huán)境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。

四、結語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

文書檔案論文:執(zhí)法單位文書檔案管理效率措施

【摘要】

文書檔案作為執(zhí)法單位檔案管理中非常重要的一部分，執(zhí)法單位的發(fā)展歷程通通記錄在其中，對執(zhí)法單位的發(fā)展有著至關重要的意義。接下來就如何改善執(zhí)法單位文書檔案管理效率的幾點措施進行探討。

【關鍵詞】

執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率；改善

執(zhí)法單位文書檔案保存的是有關本單位黨務、行政執(zhí)法、行政管理等活動的檔案，通常情況下是由辦公室來進行保管的，比如存檔件、會議記錄、發(fā)文原件等等文件資料。文書檔案一般是指處理完好以后具有保存價值的文件。辦公室執(zhí)法單位的關鍵組成部分，主要負責處理日常業(yè)務、傳達消息、協(xié)調溝通，這涉及到執(zhí)法單位管理水平的高低，可見，只有提高單位文書檔案的管理水平才能提高其管理效率，才能確保單位能夠正常運轉與穩(wěn)定發(fā)展。

一、提升單位文書檔案管理人員的素質

任何一個單位制度的制訂、完善、執(zhí)行都是由員工來完成的，可見，文書檔案管理人員素質的高低直接影響著單位文書檔案管理工作的質量。因此，要想提高單位文書檔案管理的工作效率，就必須要提高文書檔案管理人員的素質。一是要提高文書檔案管理人員的思想認識，強化文書檔案管理人員的服務意識。二是以是否具有責任心、是否具有學習能力、是否具有較高的專業(yè)素養(yǎng)作為選擇文書檔案管理人員的標準，同時進行崗位培訓，進一步確保能夠適應文書檔案管理工作。三是提高單位文書檔案管理人員的地位，幫助他們解決在工作、生活、學習中遇到的困難，使他們能夠全身心地投入到單位文書檔案管理中。四是組織經常性培訓，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高他們工作效率。

二、建立科學機制將文書與檔案工作實現(xiàn)無縫銜接

從執(zhí)法單位文書檔案的產生與利用而言，單位中文書與檔案管理工作存有十分密切的聯(lián)系，有必要從單位整體工作上來看待文書與檔案管理工作，盡量從制度上為其創(chuàng)造一個完整的管理機制。一是實行文書崗位與檔案管崗位工作人員的統(tǒng)一管理、培訓，要熟悉相互之間的工作流程、要求等，為文書資料的產生到歸檔能夠保持一致，以較高質量的文稿、以順暢的公文流轉來保證文書檔案歸檔的高水平。二是為確保公文在起草過程中就能符合檔案管理的要求，單位檔案管理人員參與到單位文書的寫作、運轉過程中關注公文的動態(tài)，以便于做到公文的及時歸檔，讓文書、檔案管理一體化。三是加強對文書崗位人員檔案知識的培訓，確保在文書處理過程中符合檔案管理的要求。

三、加強文書檔案管理的信息化建設

隨著計算機網絡技術的廣泛運用，信息化已然成為社會各個領域發(fā)展的前進方向，執(zhí)法單位應該把握好這個發(fā)展趨勢，積極推進單位文書檔案管理工作的信息化建設。當前，由于受到我國檔案管理觀念、標準化落后與各類信息化管理軟件良莠不齊等影響，執(zhí)法單位的文書檔案管理中信息化程度普遍不高，我們有必要正確對待這一普遍現(xiàn)象，致力于將計算機管理系統(tǒng)引入到單位文書檔案管理工作中，認真分析單位文書檔案管理工作各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)信息化的可能性，從而使單位整個文書檔案管理流程實現(xiàn)標準化。文書檔案管理的信息化建設是有個比較系統(tǒng)的過程，可以從提高單位文書檔案管理人員的建檔與歸檔意識出發(fā)，以電子化對紙質文書檔案進行處理，然后利用網絡技術來實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，實現(xiàn)文書檔案的價值。

四、優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

單位的文書檔案的收集整理工作，不單靠文書檔案管理人員苦干實干就能夠取得成績的工作，如果執(zhí)法單位文書檔案管理人員關起門來認真做事，那么本單位的文書檔案管理工作是無法有效進行的。執(zhí)法單位的文書檔案管理工作能夠樹立開展的前提是要與其他部門之間的相互合作，必須要獲得其他部門的積極配合，文書檔案資料能夠及時全面地收集。因此，單位文書檔案管理人員要與其他部門同事進行有效地溝通，在進行溝通的時候注意文書檔案收集的原則、范圍以及相關要求，這樣不僅可以降低其他部門同事的工作量，還可以促進文書檔案管理工作的順利開展。

五、加強單位文書檔案的集中管理

當前很多執(zhí)法單位的文書檔案管理工作都過于松散，導致文書檔案管理工作的不及時等等。因此，執(zhí)法單位有必要在單位內部建立起專門的檔案室來進行文書檔案的管理工作，對文書檔案進行統(tǒng)一集中的管理。并根據(jù)單位實際的發(fā)展情況，制定相應的文書檔案資料的分類制定并進行調整。除了特殊崗位、部門之外，執(zhí)法單位需要將文書檔案資料移送到檔案室統(tǒng)一進行管理，決不允許將文書檔案等留在科室、個人手中這樣的現(xiàn)象發(fā)生。與此同時，加強對單位各類音頻、視頻、實物、電子等載體的文書檔案的收集工作，使單位的文書檔案管理工作的流程與管理方式方法更加規(guī)范，從而提高單位文書檔案管理工作的效率。

總之，要想提高執(zhí)法單位文書檔案管理的效率，就必須要從思想上、行動上加大對單位文書檔案管理工作的重視，轉變觀念，加強單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質與理論素養(yǎng)。從單位實際情況出發(fā)，提高對文書檔案管理工作的認識，進一步推進文書檔案管理工作的信息化進程，提高文書檔案管理工作的工作效率，才能夠使文書檔案發(fā)揮出該有的作用。.

作者：賀飛 單位：四平市普通公路超限超載運輸檢測站

文書檔案論文:文書檔案管理效率路徑探究

摘要：

文書檔案是一個單位的基本數(shù)據(jù)，它包括了單位的發(fā)展歷史，涉及單位的行政管理、財務活動、銷售活動、法律活動和社會活動等諸多方面,單位的正常運行離不開這些文件的維護，同時文書檔案對決策有憑證和參考作用，因此單位的文書檔案管理工作十分重要。但是就目前形式來看，很多單位對于文書檔案的管理工作重視程度還不夠。隨著社會的發(fā)展，提高管理效率勢在必行，以此為出發(fā)點，分析文書檔案的概念，文書檔案管理效率提升的意義以及提高路徑等問題，為未來進一步提升文書檔案管理效率奠定基礎。

關鍵詞：

文書檔案；管理；效率提高

文書檔案管理工作是一個單位或者企業(yè)的基礎性工作，影響著單位和企業(yè)的未來發(fā)展趨勢，也是決策者進行各種決策所依據(jù)的證據(jù)來源所在。隨著市場機制的改革、經濟全球化的發(fā)展，改變管理松懈的現(xiàn)狀，提升文書檔案管理工作的效率有利于單位的平穩(wěn)、健康、長期發(fā)展。廣東省科技基礎條件平臺中心（原稱廣東省計算中心）是我省最早從事計算方法研究、計算機應用研究及推廣、為全省培養(yǎng)計算機使用維護和操作的專業(yè)人才的省直科研機構，承載著信息系統(tǒng)規(guī)劃、咨詢、監(jiān)理、開發(fā)、測評，服務計算、云計算、大數(shù)據(jù)、專業(yè)鎮(zhèn)理論研究、高性能計算研究與服務，科技成果轉化、信息技術人才培養(yǎng)、政府委托任務等職能，是一個巨大的數(shù)據(jù)中心。如何提升該單位文書檔案管理工作效率也是廣東省科技基礎條件平臺中心亟待解決的問題。

1文書檔案管理概述

文書檔案是一個單位或企業(yè)從誕生到發(fā)展過程中形成的一個巨大的資料庫，存在形式更是多種多樣：請示、信函、通知、通告、會議記錄、總結、命令、決定等等。對于廣東省科技基礎條件平臺中心這么一個歷史悠久的科研單位，文書檔案的種類和數(shù)量繁多，文書檔案管理工作是將已經形成的文書進行歸類整理，運用科學的分類方法和歸檔方法進行系統(tǒng)的劃分、整理，最終以一種合理的形式進行保管的管理性工作。

2文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案管理關系到一個單位或企業(yè)的發(fā)展和決策，因此具備政策性和很強的保密性。文書檔案作為一個重要的數(shù)據(jù)資源庫，需要專業(yè)人員進行管理。因此一個單位從上到下，所有員工重視文書檔案管理工作這是十分必要的。首先，文書檔案是單位處理問題的憑證，而且經過一段時間，一些文書材料經過一定的處理會具有法律效力，這與普通的論文、著作不同。其次，文書檔案是一種真實的記錄材料，具有客觀性、不可更改性。最后，文書檔案是很重要的參考資料，可以讓我們了解一個單位的由來和發(fā)展史，甚至真實地反映著社會發(fā)展的軌跡。

3文書檔案管理存在的問題

3.1文書檔案管理理念落后

文書檔案管理工作不僅僅是將文書資料進行歸檔存放這么簡單的過程，因為文書檔案的管理是為了服務日后，因此在整理過程中必須按照一定的原則、分類進行匯總，并且對于量比較大的資料要進行編碼，按照序列存儲，這樣對于日后的檢索、查找、提取會更加方便，這也是文書檔案管理工作的意義所在。但是目前的文書檔案管理工作前期的工作量十分巨大，或者比較注重收藏的過程，對于日后如何提取這些材料進行利用則做的遠遠不夠，造成了管理工作的浪費。這些都是由文書檔案管理理念還不先進造成的。

3.2電子信息化程度不高

據(jù)了解，目前很多單位的文書檔案管理工作，不論從人員配備還是處理技術上都十分落后，尤其是在電子化時代，手工處理顯然不合時宜。電子信息化程度較低的現(xiàn)狀，給各種文書檔案的收集、整理、保存都帶來了阻力。隨著網絡技術的飛速發(fā)展，文書檔案管理的電子信息化是一種必然的發(fā)展趨勢。3.3文書檔案檢索效率不高既然文書檔案是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，因此信息檢索就十分重要，但是目前廣東省科技基礎條件平臺中心的手工檢索比重還很高，對于計算機檢索的利用尚不普遍，目前文書檔案管理工作人員仍然注重手工檢索的工作，也開發(fā)了相關的很多檢索工具，但這種重量不重質的做法，必然會影響檢索的工作效率。

4提高文書檔案管理效率的路徑

4.1增強全員的文書檔案意識

經過前面的介紹，我們能夠了解文書檔案是一個單位或企業(yè)管理層的重要組成，記載了一個單位或企業(yè)的由來與發(fā)展，對于一個單位或企業(yè)的未來發(fā)展十分重要。因此想要提高文書檔案管理效率首先要做的就是加大文書檔案工作重要性的宣傳力度，盡可能地讓一個單位中所有的人員都重視文書檔案的管理，在工作中注意各種文書材料的留存和移交。其次是要將檔案工作融入到單位或企業(yè)的考核當中，用制度來約束大家，讓大家時刻緊記文書檔案的整理，追究忽視者的責任，獎勵將文書檔案工作落到實處的工作人員。

4.2加強文書檔案的集中管理

經調查，廣東省科技基礎條件平臺中心目前的文書檔案管理工作比較松散，應該成立專門的文書檔案管理機構，配備專業(yè)的人才，采納國際先進的技術，未來文書檔案的管理一定是整齊劃一的。每個單位應該及時了解自己的情況，制定文書檔案管理的各項制度，包括收集錄入、過程整理以及調閱封存等等，最后由專門的檔案管理部門進行統(tǒng)一集中的管理，當然一些特殊的部門可以不按照規(guī)定進行文書檔案的整理，這些也都要進入制度。這樣有效、集中的管理可以很好地避免各種文書檔案遺留在某一個個人或者部門的手中，造成不必要的流失或者外泄。針對各種信息化資源比較多的情況，對于音頻、視頻、等電子形式的文件，更加需要規(guī)范化的整理方式和管理方法，要注重國外相關技術的引進，從而提高文書檔案管理工作的效率。

4.3推進文書檔案管理的信息化建設

網絡時代的發(fā)展，信息技術的普遍應用預示著各行各業(yè)都必須面臨一場改革，我國目前的文書檔案管理依然受傳統(tǒng)思想和標準的限制，信息化建設明顯落后，這是我們必須正視的一個問題，計算機技術進入文書檔案管理體系不僅可以簡化流程，而且可以高效率地被利用，最重要的是要分析在整個過程中哪些環(huán)節(jié)可以引入信息化，進而在制定標準化的流程。此外推進文書檔案管理的信息化建設還需要工作人員思想和行動上的配合，實現(xiàn)文書檔案信息的網絡化推廣是未來的一大發(fā)展趨勢。

4.4優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

文書檔案的收集整理是一個漫長而且細致的工作，因此不能一門心思地蠻干苦干，這種工作方式是不能夠取得有效成果的，需要的是交流，學習和吸取經驗，堅決不能閉門造車。檔案部門在整理單位文書檔案的時候要注意與其他部門的協(xié)同合作，因為其他部門在文書檔案整理過程中都是需要配合的對象，決定了各種檔案是否能夠及時、有效、集中的移交到檔案管理部門。因此平時檔案部門的工作人員就要及時跟其他部門的工作人員進行交流，傳達資料、整理原則，移交程序等等，這樣不僅能夠降低各部門在檔案管理方面的時間浪費，而且可以優(yōu)化整個整理環(huán)節(jié)，節(jié)約資源。

4.5提高檔案管理人員素質

一個單位或者企業(yè)各項制度的研究、生成以及運用都是靠著員工自身來完成的，因此單位文書檔案管理工作人員的素質是十分重要的。①工作人員首先要從內心意識到檔案管理工作的重要性，知道檔案管理的根本宗旨就是為了服務單位；②單位在用人之初，就要做到先能者居之，管理文書檔案的工作人員必須具備高度的責任心，有很強的學習能力和文書檔案管理的技能，當然在她們真正的入職之前還要對其進行有效的培訓，確保每一位工作人員都是經過培訓合格上崗的；③單位不僅要從思想上重視檔案管理的重要性，更要在現(xiàn)實中提升文書檔案管理工作人員的地位、升工作效率打下基礎。

5總結

綜上，我們可以看出，科學技術不斷有新的突破，給一個單位或企業(yè)的文書檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，尤其是當一個單位發(fā)展歷史悠久，涉及方面廣泛的時候，它的檔案管理工作更要從基礎抓起、穩(wěn)扎穩(wěn)打，從單位實際情況出發(fā)，提升管理者意識，推進管理工作與現(xiàn)代化接軌，運用科學的方式方法提升文書檔案管理工作的效率，從而發(fā)揮文書檔案對于一個單位或企業(yè)的重大意義。

作者：馬妙儀 單位：廣東省科技基礎條件平臺中心

文書檔案論文:供電企業(yè)文書檔案信息化管理探究

一、供電企業(yè)文書檔案的信息化管理的意義

1、全面提高企業(yè)文書檔案管理水平

大數(shù)據(jù)時代背景下，現(xiàn)代化信息技術、智能技術、現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展。隨著供電企業(yè)業(yè)務量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數(shù)字量也持續(xù)累積，在數(shù)字信息技術的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實現(xiàn)檔案資源的高效利用，推動企業(yè)文書檔案管理的積極創(chuàng)新。所以，創(chuàng)建并形成供電企業(yè)自身的檔案管理信息系統(tǒng)，對其管理水平的提高具有十分積極的意義。

2、推動企業(yè)文書檔案管理的數(shù)字化、網絡化

在大數(shù)據(jù)背景下，網絡技術、信息技術都體現(xiàn)出超強的數(shù)據(jù)計算、檢索、查詢、儲存等功能，也能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的遠距離傳輸、轉譯等。功能健全的數(shù)據(jù)化信息系統(tǒng)為供電企業(yè)的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實現(xiàn)了規(guī)范化、準確化、高效化管理，這是因為數(shù)字化信息技術能夠對文書檔案進行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理又推動了其網絡化管理的實現(xiàn)。因為在數(shù)字信息技術的支持下，一些檔案資料可以以數(shù)據(jù)、信息的形式被輸入網絡系統(tǒng)，通過網絡系統(tǒng)登錄能夠實現(xiàn)信息的查詢、更新與咨詢等功能。

3、促進文書檔案的利用與共享

在現(xiàn)代化數(shù)字信息系統(tǒng)的有效支持下，供電企業(yè)文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發(fā)和利用，具體體現(xiàn)在：為企業(yè)各個部門、各個階層、各個崗位的工作人員提供及時、快速、有效的信息咨詢與查詢服務。網絡信息數(shù)據(jù)背景下，供電企業(yè)各部門人員通過資格認證的方式登錄企業(yè)檔案網絡數(shù)據(jù)系統(tǒng)，就能夠實現(xiàn)檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業(yè)內部員工的信息咨詢權限，同時，也維護了企業(yè)檔案信息資源的安全，通過數(shù)字信息系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)能夠實現(xiàn)檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。

4、促進文書檔案管理走向現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的社會是數(shù)據(jù)信息社會，大數(shù)據(jù)時代賦予了各行各業(yè)全新的改革與發(fā)展任務，供電企業(yè)必須緊跟時展步伐，其各項管理工作要邁向數(shù)字化、智能化、信息化行列，要融入計算機技術、網絡技術、通訊技術等行列，善于利用這些技術來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現(xiàn)代社會接軌，才能加快文書檔案管理的現(xiàn)代化步伐，才能更加適應現(xiàn)代社會，才能實現(xiàn)同其他行業(yè)的有效對接，也才能為客戶提供更加滿意的服務。

二、供電企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

1、創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化管理制度

健全的制度是檔案數(shù)字化管理的有效依據(jù)，因為只有創(chuàng)建規(guī)范、完善的檔案管理制度，才能實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、制度化、正規(guī)化。因此，供電企業(yè)必須意識到制度的重要性，建立健全一套科學合理的檔案管理制度，并嚴格要求相關人員依照制度開展工作，圍繞制度進行管理，利用制度來規(guī)范管理人員行為，以此達到文書檔案的規(guī)范化、正規(guī)化管理。

2、文書檔案的數(shù)字化管理

以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數(shù)字時代的來臨，數(shù)字信息技術的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現(xiàn)代信息技術、數(shù)字化軟件、數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)等可以最大程度地減少工作量、控制工作強度。供電企業(yè)必須推動文書檔案的數(shù)字化管理，創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數(shù)字化管理，形成電子檔案系統(tǒng)，使供電企業(yè)檔案文書管理納入數(shù)字化管理行列，以此來推動檔案的信息化管理。

3、強化文書檔案的網絡化管理

供電企業(yè)文書檔案走向數(shù)字化管理后，依然要朝著網絡化管理方向發(fā)展，這是因為只有通過現(xiàn)代網絡系統(tǒng)進行聯(lián)網，依托于網絡系統(tǒng)來加強各個區(qū)域間的聯(lián)系，才能實現(xiàn)各個地域、網絡系統(tǒng)中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網絡化管理是一大發(fā)展趨勢，具體的網絡化管理包括：文書檔案的網絡分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網絡數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)能夠進一步擴大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發(fā)和使用力度，以此來確保供電企業(yè)文書檔案資源價值的發(fā)揮。

4、企業(yè)文書檔案的安全化管理

企業(yè)文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優(yōu)勢方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴重的安全威脅。安全問題也是大數(shù)據(jù)背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業(yè)非常關心的問題，因為它關系到企業(yè)秘密信息的安全度，關系到企業(yè)的經濟利益。供電企業(yè)必須加大信息技術與數(shù)據(jù)系統(tǒng)的改進、更新、維護與升級管理力度，做好保密工作，維護系統(tǒng)安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強安全防護。提高工作人員的業(yè)務素質與工作能力，控制其失誤操作，及時排除系統(tǒng)故障，定期清理系統(tǒng)病毒、增設網絡安全防護系統(tǒng)，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業(yè)對于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數(shù)，一切涉及企業(yè)秘密的文件都必須進行密保設置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。

5、推進文書檔案的信息化利用

現(xiàn)代社會是信息化智能社會，信息技術已經滲透到各行業(yè)，為各行業(yè)的經營、運營與管理提供了全新的動力，創(chuàng)造出了可觀的效率和效益。電力行業(yè)文書檔案管理作為一項復雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現(xiàn)代信息技術的大力支持，供電企業(yè)必須加大力度推進文書檔案的信息化利用。首先，供電企業(yè)必須積極引進、推廣并使用現(xiàn)代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優(yōu)秀的信息技術人才，為企業(yè)編制專門的文檔管理信息系統(tǒng)，并做好信息系統(tǒng)的定期檢查與維護工作，維護系統(tǒng)的安全、常規(guī)運轉，推動企業(yè)逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強化信息服務理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強的信息意識，根據(jù)信息的源頭來收集、儲存信息，必須對公開的信息保持高度警惕意識。同時，能夠根據(jù)已有的用戶信息，進行深入、系統(tǒng)的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規(guī)劃出一套有針對性、有層次的服務策略，不斷提升對文書檔案信息資源的開發(fā)、整理、分析與轉化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價值，發(fā)揮對企業(yè)的信息服務功能，從而支持供電企業(yè)的高效運轉。供電企業(yè)文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質文件管理同步進行的過程，企業(yè)既要加大電子信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用力度，同時，也要加大對紙質信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對電子信息系統(tǒng)的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據(jù)。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務。供電企業(yè)文書檔案應該在企業(yè)的整個生產、研究、管理、運營各個方面發(fā)揮信息服務功能與作用，為供電企業(yè)決策的制定、發(fā)展目標的確立、未來發(fā)展規(guī)劃等提供參考依據(jù)和信息咨詢，體現(xiàn)出信息化管理模式下，檔案資源信息服務的智能化、現(xiàn)代化、便捷化，例如：通過E-mail，網絡對話系統(tǒng)、短信息通訊等模式來實現(xiàn)信息的傳輸與傳送，以此來實現(xiàn)對企業(yè)內部人員的信息服務，啟動網絡硬盤、電子郵件系統(tǒng)等來為用戶提供遠距離的信息傳輸服務，確保企業(yè)員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業(yè)還可以依靠信息系統(tǒng)面向廣大服務對象來公開信息，以此來拓展服務范圍，提高供電服務水平，確保用戶能獲得及時、有效的信息咨詢服務。

三、總結

供電企業(yè)文書檔案信息化管理工作關系到供電企業(yè)經濟決策、發(fā)展目標、工作規(guī)劃等的制定，必須加大對文書檔案管理工作的重視力度，積極培養(yǎng)專業(yè)的行業(yè)人才，加大培訓力度，加大資金投入力度，推動文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，從而為企業(yè)的發(fā)展提供信息性支持。

作者：呂紅怡 單位：廣東電網有限責任公司江門鶴山供電局

文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案管理策略研究

1文檔管理存在的問題

1.1綜合性文檔管理問題

患者的檢查結果、診治過程記錄等更新不夠及時，工作過程中存在較強的被動性，缺乏目的性，無法實現(xiàn)資源共享。如部分患者的檢查結果發(fā)生遺漏登記的情況，這主要和工作量大、人員分工不明確、資料無備份、信息資料收集渠道單一等因素密切相關，綜合性文檔的遺失可對患者的診斷、治療等過程造成非常不利的影響，也容易導致錯診、漏診及醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生，建立起完善的電子檔案管理體系和醫(yī)療互聯(lián)網絡變得非常必要。

1.2管理性文檔管理問題

各種管理制度、政策性文件常常由于人員的培訓、文件撰寫的需要而被調閱，但由于未能建立期信息化的文檔調閱及登記制度，一些管理文件長時間地滯留在借閱人處無法歸檔，部分文件還出現(xiàn)外借、遺失、借閱人缺失登記等情況，給其他實習醫(yī)師、醫(yī)學專業(yè)學生及醫(yī)療人煙的教育培訓、文件學習及整個醫(yī)院信息系統(tǒng)的安全性造成了極大的威脅。

1.3記錄性文檔管理問題

該類文檔包括的文件、資料數(shù)最多，涉及的范圍也最廣，且往往需要在較短時間內進行同步更新，因此在文檔記錄過程中存在的問題也最多。首先，該類文件缺乏明確的分類和有效的保存，而模糊的分類也給資料的查找?guī)砹溯^大困難，有些資料還出現(xiàn)了文檔題目和內容不一致的情況；其次，重要資料如基建合同、實驗數(shù)據(jù)、評價結果等文檔的安全性也存在隱患；再次，文檔記錄的錯誤較多，如文檔裝訂、文檔格式、目錄編制等錯誤較多；最后，缺乏電子記錄的升級、轉讓和備份。

2醫(yī)院文檔的信息化管理策略

2.1醫(yī)療性文檔信息化管理策略

通過以上分析知，綜合性文檔管理過程中體現(xiàn)的最主要的問題是工作量大和工作效率低下，這和沒有建立起完善的電子健康信息、電子診治檔案的信息化管理體系緊密相關。因此在當前的新形勢下，醫(yī)院應加大對于醫(yī)療信息化的資金投入，建立起完善的健康信息和診治過程記錄的數(shù)據(jù)庫，并通過開發(fā)操作控制系統(tǒng)在保障醫(yī)療資料的安全性前提下充分實現(xiàn)醫(yī)療人員對以上記錄的實時調閱、補充完善、文檔管理和網絡共享，這樣可有效提高醫(yī)療性文檔的信息更新、信息處理和信息備份的工作效率，同時也拓寬了信息收集的渠道，并通過醫(yī)療領域內的數(shù)據(jù)和經驗共享提高了臨床診治效果，可有效減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。

2.2管理性文檔的信息化管理策略

對于管理文檔的歸檔問題，與加強指定人員對明確的歸檔時間、文檔調閱人登記工作的管理強度相比，建立起信息化的文檔調閱系統(tǒng)更具有優(yōu)越性。通過建立該系統(tǒng)，可使文檔借閱人的有關于管理文檔的一切活動如文檔調閱時間、文檔名稱、借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式等都有據(jù)可查，且使文檔管理過程和借閱人的文檔調閱過程更加方便，另外對接近歸檔時間的文檔借閱者還具有提示作用，而信息化文檔調閱系統(tǒng)在管理性文檔的管理中也具有廣闊的應用前景。

2.3記錄性文檔的信息化管理

針對該類文檔文件和資料數(shù)多、涉及的范圍廣、記錄更新速度快等特點，通過建立文檔電子信息臺帳將非常用性資料分為合同類、科研類、教育類、管理類等記錄，并根據(jù)其重要程度將其分為一類(合同、科研)、二類(教育、管理)和三類(其他)文件并做好相關文檔屬性、信息資料的電子備份；另外對于部分常用文檔還可分科室進行電子備份、保存和相關管理，這樣也有助于實施分級管理、縮短查找時間、利于信息快速更新并最終達到提升工作效率的目的。

3總結

本文中筆者將醫(yī)院文檔主要分成綜合性文檔(患者的診治記錄及預后資料)、管理性文檔(管理制度、各種表格記錄、政策性文件)、記錄性文檔(重大事件記載、財務支出記錄、人事資料、科研數(shù)據(jù)記錄、專利文獻、考核記錄、基建及醫(yī)療設備買賣合同)三類，并試分析了在三類文檔管理中存在的代表性問題，最后提出了醫(yī)院文檔的信息化管理策略?？傊?，建立并完善對電子文檔(記錄信息檔案、相關合同、設備購買信息和管理性文件)進行調閱、實時更新和修改補充的信息化管理體系以及醫(yī)療領域的信息互聯(lián)網絡對于醫(yī)院文檔的管理具有重要意義，值得實踐和應用。

作者：韓曉怡 單位：江蘇省常熟市支塘人民醫(yī)院

文書檔案論文:電力系統(tǒng)文書檔案管理研究

一、電力系統(tǒng)文書檔案的涵義和特征

電力系統(tǒng)文書檔案又稱電力管理性檔案，是在電力企業(yè)運營過程中產生的，指其辦理完畢、有保存價值的文書轉化而成，在其黨務、行政管理、調度服務等活動中為互相聯(lián)系和處理事務等的實際需要，用文字、圖表、電子等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。電力系統(tǒng)文書檔案具有基礎性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務性，文書和文書檔案管理工作是互相促進、互相聯(lián)系、密不可分的工作，主要涉及電力系統(tǒng)行政管理、黨群管理、人事管理、業(yè)務管理以及財務管理等方面。

二、加強電力系統(tǒng)文書檔案管理的重要意義

加強電力系統(tǒng)文書檔案管理工作是電力企業(yè)提高管理水平、快速健康發(fā)展的必然趨勢，是強化電力系統(tǒng)內部管理、提高工作效率的重要體現(xiàn)，是其工作業(yè)績和管理水平的歷史記錄和再現(xiàn)，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導單位領導科學決策的重要依據(jù)，還是檔案科學管理研究的基石，是衡量電力系統(tǒng)檔案管理水平的高低的關鍵標準之一。電力系統(tǒng)檔案管理是其經營活動中必不可少的管理要素，是電力企業(yè)管理中一個重要部分，具體負責日常公務文書的收發(fā)、登記、運轉管理、檔案管理與保管等。隨著現(xiàn)代化進程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發(fā)展趨勢，成為其最佳技術手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時，開發(fā)電力系統(tǒng)文檔信息平臺，能夠及時、動態(tài)地查閱電力文書檔案，用于內部員工熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復網上閱覽，在做好政策性、專業(yè)性、保密性的同時，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發(fā)利用價值。

三、加強電力系統(tǒng)文書檔案管理的對策研究

1、加大法律、法規(guī)的宣傳力度，增強電力系統(tǒng)全員文書檔案意識，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視

加大檔案法律法規(guī)的宣傳，提高電力系統(tǒng)法治意識和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)的力度，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，增強員工的檔案意識，變被動為主動，從而加大開發(fā)利用的力度，提高工作效率和經濟效益。領導的支持力度在一定程度上影響了電力系統(tǒng)文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進電力系統(tǒng)內部各部門協(xié)調合作的重要一環(huán)，為實際的文書檔案研究和服務工作奠定了堅實的基礎。

2、開展繼續(xù)教育和終身學習制，全面提高電力系統(tǒng)文書檔案管理人員的業(yè)務技術素質，有效提升文書檔案管理水平

電力系統(tǒng)文書檔案管理水平關鍵取決于文書檔案專業(yè)人員的素質高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強的檔案意識、扎實的業(yè)務功底，還要有較高的服務意識和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質、業(yè)務技能的培訓和學習的機會，持續(xù)拓寬工作思路和知識面，提供機會加強行業(yè)交流與學習的機會，借鑒兄弟單位以及國內外成功的管理經驗，成功打造一支復合型文書檔案人才隊伍，并不斷提升其綜合素質，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎，也是電力系統(tǒng)加大檔案科技進步、提高管理水平、深入開展檔案開發(fā)利用的關鍵所在。明確電力系統(tǒng)文書檔案工作人員繼續(xù)教育和終身學習制的目的，從目的性、現(xiàn)實性和實效性出發(fā)，本著缺什么補什么、“學以致用”的方針，在學習專業(yè)知識的同時應注重對相關科學知識的補充和更新。電力系統(tǒng)走向國際化的標志有兩個，一個是電力系統(tǒng)設備的自動化，另一個就是電力業(yè)務的網絡化和數(shù)據(jù)電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負著為電力企業(yè)轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任，信息技術的發(fā)展以及企業(yè)信息化進程的逐步深入，給電力系統(tǒng)文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機遇。尤其是加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，確保能夠熟練運用現(xiàn)代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質量的文書檔案隊伍打下堅實的基礎。開展電力系統(tǒng)文書檔案工作人員在職學習的約束、激勵措施，與工資、技術職稱以及管理人才培養(yǎng)、提拔相結合，增強文書檔案工作人員繼續(xù)學習的主動性和積極性，不斷更新知識、拓寬視野，用現(xiàn)代化的科學知識、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統(tǒng)文書檔案管理的技能，更好地適應電力系統(tǒng)企業(yè)和社會發(fā)展的要求，不斷提升電力系統(tǒng)文書檔案管理的水平。

3、建立健全電力系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理模式

參照國家有關法律制定符合電力系統(tǒng)文書檔案特點的規(guī)章制度，做到科學、合理、操作性強，明確各崗位的職責，從文書檔案的組織領導、管理體系、基礎分工、考核標準、激勵約束等均做到有法可依、有章可循，從而有效地控制電力系統(tǒng)文書檔案的形成、整理、歸檔、安全防護、過期銷毀、閱覽許可、綜合利用等，尤其對特殊載體的檔案要采取有效的安全防護措施加以重點保護，切實加強對知識產權和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的工作模式和思維方式，采用數(shù)字化、信息化、網絡化管理，在文書檔案管理實行制度化、規(guī)范化、標準化管理的同時，為電力發(fā)展提供優(yōu)質、高效的檔案服務工作。

4、加大電力系統(tǒng)文書檔案的開發(fā)利用力度。

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，電力系統(tǒng)文書檔案必須由原來的保管型向綜合開發(fā)利用型轉變，發(fā)揮文書檔案的價值最大化才是文書檔案管理永恒的主題和最終目的，充分發(fā)揮其提供優(yōu)質服務、維護電力系統(tǒng)健康快速發(fā)展的重要作用。開展無紙化辦公，利用電視臺文書檔案信息化、數(shù)字化技術，這是提高檔案利用率的有效手段，解決檔案管理動力不足、單調乏味的現(xiàn)狀，避免重復、機械勞動，深化檢索、簡化統(tǒng)計整理的手續(xù)，推動其信息化進程，達到事半功倍、提高工作效率的目的，創(chuàng)新開發(fā)利用機制，增強服務意思，把文書檔案這一珍貴財富有機地轉化為電力企業(yè)生機勃勃的生產力，充分體現(xiàn)檔案的價值、地位、作用和意義。

文書檔案論文:文書檔案管理問題分析

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案的管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性非常強的工作，作為文書檔案管理人員必須要深刻認識到其重要性，特別是在今天市場經濟飛速發(fā)展的背景之下，文書檔案工作能夠順利進行直接關系到單位各項事業(yè)是否能夠長足發(fā)展。這是由于文書檔案通常是對單位各項活動的客觀記錄，它具有真實性和客觀性，是擁有法律效用的；文書檔案和其他各種文獻資料有一定的區(qū)別，它的歷史憑證效用來自于其形成過程中的各個因素，文書檔案的形成具有自然性，因此決定了其記錄內容的客觀性；此外，文書檔案在很多方面都準確的反映了對事業(yè)活動的真實記錄，其保存的形式可以是紙質的，也可以是電子形式；由于文書檔案在很多方面都能夠體現(xiàn)出單位活動的深度與廣度，因此單位保存的文書檔案還具有很大的參考性，能夠為單位在未來更好的開展社會活動提供更多的科學的經驗。

二、當前文書檔案管理工作存在的問題

（一）單位各部門之間不能密切配合

在實際的管理過程之中，如果單位內各個分支部門以及基層部門之間無法進行有效的協(xié)調配合，那么必然會對文書檔案管理工作造成非常大的影響。例如文書檔案的歸檔環(huán)節(jié)，這一工作就是要收集各個部門相應的的文件資料，往往有部分部門為了自己部門的效益或者其他一些因素而隱瞞上交，導致文件收集工作遭遇尷尬，很多檔案管理人員在進行反復的收集之后感覺力不從心，只能放棄文件資料的采集。這樣一來，單位的很多重要文件都無法找回，為單位帶來了更多損失。

（二）文書檔案管理的規(guī)范程度不足

當前有很多大中型的事業(yè)單位以及檔案單位都存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內缺少卷內目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。此外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，當前很多單位所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)單位所選擇，一些文書檔案管理人員經過多年的工作實踐自己已經研制出了很多檢索工具，他們錯誤的認為檢索工具運用得多更能夠提升檔案管理質量，追求多而不求精。

（一）文書工作與檔案工作銜接不緊密

文書與檔案管理工作即是相互獨立又是相互聯(lián)系的，其二者是對立統(tǒng)一、密不可分的。所以要有效的實施文書與檔案管理工作的方法就是按照分體式管理模式來進行，如此才會確保二者的管理都可以正常有序的開展。但是我們可以發(fā)現(xiàn)當前有部分單位在進行文書檔案管理工作的過程中還是根據(jù)分塊式管理模式來對二者進行管理，這種管理手段雖然在過去的工作中也有一定的優(yōu)勢，但是實際上這樣做會讓文書工作和檔案工作之間產生更大的距離。加之很多文書人員對檔案管理認識不深入，而檔案管理人員對文書方面的工作也不是很了解，這樣就直接造成了此二者在實際管理過程中出現(xiàn)了很多矛盾和問題。

（二）單位高層管理人員對文書檔案不重視

在部分單位中的領導者對于文書檔案管理工作的重視程度不足，沒有深刻的認識到它的重要性。部分管理人員認為文書檔案管理僅僅是簡單的收集資料、保存資料，雖然單位方面在很多地方給予了大力支持，但是還是會因為管理意識的問題而難以達到預期的管理效果，也無法給單位帶來有效的經濟回報。在部分單位，一些管理人員只要求從事文書檔案管理相關人員將收集到的文件資料進行簡單的保存，而并沒有其他規(guī)范性的要求，這就導致文書檔案工作僅僅在口頭上得到肯定，而實際工作中卻無法得到重視。同時，在一個單位中因為部門管理者對文書檔案管理工作的重視程度不同，也會在管理過程中引起很多分歧與問題。

三、加強文書檔案管理工作的對策

（一）促進各部門之間的協(xié)同合作

任何單位都是由不同的基層部門所構成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來，檔案管理工作者應該要準確的把握部門之間的聯(lián)系，充當部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實際管理過程中，文書檔案管理工作者必須主動的去了解各個部門的實際情況，同時要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作。此外，文書檔案管理人員要積極的游走于不同部門之間，對于那些具有很高價值的文件資料要第一時間進行收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。

（二）確保文書檔案管理更為規(guī)范

首先，要對顯存的文書檔案資料進行仔細的檢查，剔除部分陳舊失效的卷宗，從而避免以后使用電腦管理時產生重復的情況，降低管理水平；其次，應該對文書檔案資料進行再次組合，尤其是部分組卷比較混亂的卷宗必須再次進行編排，在編排的過程中要竭力把那些存在關聯(lián)的檔案進行組合，對于部分無頁碼、無標題的檔案資料要重新填寫，盡量保證檔案資料的規(guī)范性；最后，對于存在命題重復或不清楚的檔案資料要統(tǒng)一進行命題，以避免在電子管理時出現(xiàn)難以識別的現(xiàn)象。

（三）讓文書工作和檔案管理緊密連接

文書工作作為檔案管理的基礎工作，其工作水平的高低在很大程度上決定了檔案管理工作質量的好壞與否，如果不能有效提升文書工作效率，那么保證檔案管理工作質量就無從談起。因此檔案管理應該是建立在規(guī)范的文書工作的基礎之上的。廣大文書工作人員應該盡量提升自己對檔案管理工作的認識，確保文書材料可以在第一時間進行歸檔立卷處理。在工作中必須讓文書工作和檔案管理緊密的結合起來，科學的控制文件檔案管理質量，尤其是對于部分帳外資料，更需要第一時間進行處理。

（四）單位管理人員要提高重視程度

單位的高層管理人員必須提升對文書檔案工作的重視程度，領導者的重視程度直接影響著文書檔案管理工作的質量，檔案管理工作人員要主動積極的向單位管理者匯報自己的工作情況，運用多種方式向單位領導者傳達文書檔案相關的政策法規(guī)，從而讓單位領導者更深入的認識到文書檔案管理工作的重要性，以便得到他們的全力支持。而單位的領導者和高層管理人員也應該把文書檔案管理納為單位的重點項目之中，提高對文書檔案工作的支持力度，努力加快實現(xiàn)傳統(tǒng)文書檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉變。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理工作具有十分重要的作用和意義，它為單位各項社會活動的更好實施提供了更多的參考，我們有必要對于其進行更好的管理。文書檔案管理工作人員應該努力提升自我素質，同時合理的運用現(xiàn)代管理手段，不斷提升文書檔案管理工作效率；而對于單位方面來說，應該充分認識到文書檔案管理工作的重要性，將文書工作和檔案工作有效的進行對接，建立健全科學的管理機制與管理流程，從根本上提升文書檔案管理工作水平，這樣才能不斷推進單位各項事業(yè)的發(fā)展。

文書檔案論文:自動化文書檔案管理論文

1辦公自動化文書檔案管理的新特點

1.1為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)

在設計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設計規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設計功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統(tǒng)中設計與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網絡技術的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現(xiàn)電子文件在運行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3文書檔案標準化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經驗和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統(tǒng)下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質

要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個環(huán)節(jié)中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關專業(yè)知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。

3結束語

綜上所述，自動化的辦公環(huán)境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應該把握好這個機會，綜合分析辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的特點，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。

作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業(yè)有限公司

文書檔案論文:公正文書檔案鑒定工作質量管理論文

一、公正文書檔案鑒定工作概述

公元前六世紀的代書人制度是公證制度的起源，歷經宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會經濟活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現(xiàn)，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關重要的。公證檔案是公證人員和當事人在具體時間、具體地點、具體行為記錄，也就是說當事人當時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，再加上參與評價的主體在學識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現(xiàn)對同一鑒定客體得出不同鑒定結果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實現(xiàn)鑒定工作的科學性及鑒定結果的準確性，必須確立明確的檔案鑒定標準依據(jù)，特設鑒定機構、統(tǒng)一鑒定程序、科學化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進行。

二、公正文書檔案的重要性

公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當于機密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經濟活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時間，有些可長達幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務。公證文書檔案就像一個非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當事人要對自己的言行負責。另一方面，在市場經濟活動中，調解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因為檔案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當時的狀態(tài)、當時人的真實意思表示，可以澄清有關事實，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調解和訴訟實踐中，司法機關和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。

三、現(xiàn)行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題

1.鑒定理論問題

我國的檔案鑒定理論是結合我國檔案工作實踐，學習原蘇聯(lián)檔案學理論的基礎上，吸收民國時期檔案學有關檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價值”概念的模糊，鑒定理論的框架構建不完善；對應用技術研究的不足，造成具體操作中的技術、標準、鑒定質量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實際存在著的數(shù)量關系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質量無法得到保證。

2.待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多

2.1進館問題

檔案界一直把館藏量為檔案館的重點，衡量檔案館的規(guī)模以及達標升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏的片面指標下，一些不具有進館價值的檔案也隨之入館，造成進館檔案質量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價值的到期檔案，還有相當一部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。

2.2認識問題

另一方面，檔案館沒有做到有計劃、周期性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費時費力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。

2.3鑒定程序問題

鑒定程序問題主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，鑒定程序復雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進行處理。首先進行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內文件目錄上注明。然后調整檔號，保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。最后調整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。這一系列復雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。

2.4鑒定標準問題

我國現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標準依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，文書檔案內容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機構的鑒定期限有一定的差異，有的作為永久收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價值的文件材料應該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現(xiàn)檔案管理機構的作用和地位。

2.5歸檔文書檔案的問題

首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄。這在不同時期和不同工作領域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現(xiàn)象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。

2.6管理方式問題

裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經常開展。

2.7期限問題

長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機關下發(fā)的文件除對本機關頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認為“這樣會減少重復檔案的數(shù)量”，但在實際操作過程中上，并沒有達到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內重復性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復性歸檔的現(xiàn)象的重要原因。

3.提高公正文書檔案鑒定工作質量的策略

3.1完善鑒定理論

我國現(xiàn)行的鑒定理論側重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應用技術研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實用性，可操作性不強，在實際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現(xiàn)鑒定標準的多元化，更有效地指導實踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。

3.2設立專門鑒定機構

為了確保鑒定工作順利進行，在檔案館內應健全必要的組織機構，專人負責鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機制，嚴格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計劃，對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進行。為當事人保密是公證處的義務和職責，為確保這項職責的正確遵守，公證機構應設專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。

3.3細化文書檔案保管期限表

各級檔案室可以依據(jù)國家關于檔案保管期限的規(guī)定，并結合本機關的實際情況及檔案特色細化保管期限表條款，制定出條款清晰、內容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強，即符合全面、系統(tǒng)、準確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細化的文書檔案保管期限表，需經本機關領導人審查批準后，要以書面形式上報檔案行政管理機關或檔案價值鑒定工作組織機構，經過審查批準后才可實施。

3.4規(guī)范鑒定程序

3.4.1重視進館質量

加強在檔案進館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定，檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進行的檢查這三個環(huán)節(jié)上加強鑒定力度，確保案卷質量的關鍵，為保證檔案進館質量。

3.4.2完善鑒定程序

改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當中,按照國家檔案局頒發(fā)的機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價值的文件，劃分檔案的保管期限后將應歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復核歸檔檔案保管期限劃分的準確性,對移交進室的檔案進行再鑒定,以提高鑒定的準確性。三是在檔案局確定進館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導、監(jiān)督、協(xié)助機關檔案室人員對應移交進館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價值審查及保管期限確定。此外，對按手續(xù)辦理準備銷毀的文件要堅決銷毀，使其盡量減少差錯,以保證檔案館藏的質量。

3.5加強信息技術在文書檔案鑒定工作中的運用

3.5.1數(shù)據(jù)庫技術在文書檔案信息化管理中的應用

首先我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標準進行計算機存儲。具體來說，文書檔案數(shù)據(jù)庫一般具備檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項都能在屏上顯示，并且著錄項中的內容和排列順序與紙質檔案排列一致，符合錄入人員的習慣，便于校對鑒定。數(shù)據(jù)庫應當具有較強的自動糾錯功能，有效地避免數(shù)據(jù)錄入及人工校改中出現(xiàn)的差錯，確保檔案數(shù)據(jù)存儲的質量，力求準確、規(guī)范。

3.5.2檢索技術在文書檔案鑒定工作中的應用

在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時滿足鑒定工作的需求?，F(xiàn)代的檢索則已實現(xiàn)計算機檢索，有關鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計算機就能迅速將符合要求的所有文件調出。用戶可根據(jù)需要直接通過屏幕閱讀文件內容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據(jù)屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。

文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案管理論文

1取得院領導重視

文書檔案管理工作離不開院領導的大力支持，文書檔案管理人員需向領導闡述自己的工作性質，證明這項工作的重要性，及時向領導匯報工作情況，取得領導重視。

2完善文書檔案管理基礎設施

文書檔案管理離不開打印機、復印機和掃描儀等基礎設施，醫(yī)院應加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設施，提高辦公自動化水平，進而提高員工工作效率。

3創(chuàng)新管理理念

信息化發(fā)展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護的優(yōu)勢，醫(yī)院應建立自己的網絡信息管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質的文件都分類錄入到數(shù)據(jù)庫中，此后的每份文書檔案信息按照規(guī)范的分類方式分別存入不同的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院工作人員在借閱檔案資料時，可以先征詢信息管理員的同意，通過網絡快速查找。采用這種管理方式可以節(jié)約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優(yōu)勢。

4注重文書檔案信息的安全性

對于紙質檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預防紙張損壞?？梢远ㄆ趯⑽臅鴻n案資料裝訂在一起放入保險柜中。如果采用信息化手段管理醫(yī)院文書檔案資料，必須重視醫(yī)院網絡信息系統(tǒng)的安全性，通過及時更改密碼，設多重密碼，及時更新系統(tǒng)、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫(yī)院可以選擇不聯(lián)網保存，以防黑客入侵。

5加強文書檔案管理的監(jiān)督工作

做好文書檔案的監(jiān)督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫(yī)院各科室。

1.監(jiān)督文書檔案管理部門。建立科學的監(jiān)管方案，設立獨立的監(jiān)管人員，督促文書檔案管理工作者及時完成接收到的任務，不得隨意拖延或將任務轉交他人，不得隨意透露醫(yī)院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴格按照歸檔標準，注意檔案信息錄入的準確性。

2.監(jiān)督醫(yī)院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報檔案信息，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會出現(xiàn)工作大量積壓。

6重視文書檔案管理隊伍建設

文書檔案管理工作雖不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經濟利益，但它卻是醫(yī)院長遠發(fā)展的保障。因此，醫(yī)院要提高管理隊伍綜合素質，建設一批思想端正、技術過硬的文書檔案管理工作者。重視對文書檔案管理隊伍的建設，引進專業(yè)管理人才，對現(xiàn)有工作者展開培訓，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業(yè)管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫(yī)院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質量。

7采用激勵機制

醫(yī)院可以在文書檔案管理部門采取激勵機制，對于工作效率高、工作質量高的工作人員給予物質獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對醫(yī)院信息安全的重視，是對醫(yī)院長遠發(fā)展的重視。我們應積極學習先進技術，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，在發(fā)展中不斷彌補不足，適應醫(yī)院對文書檔案管理提出的新要求。

作者：王晶選 單位：清遠市中醫(yī)院

文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案管理的優(yōu)化對策

一、關于醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。

（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象

現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準則。

二、針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接

實現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識

醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業(yè)知識。做到與時俱進，辦公現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現(xiàn)。實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態(tài)度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

三、結束語

文書工作是檔案工作的基礎，檔案也是文件工作的發(fā)展和延續(xù)。文書檔案既可以儲存記錄醫(yī)院現(xiàn)在文書檔案管理建設的狀況，也是醫(yī)院過去發(fā)展歷程的縮影。要想為醫(yī)院的建設和發(fā)展提供有利的保證；提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規(guī)范銜接，加強各部門之間的協(xié)作，提高醫(yī)院文書檔案工作的地位勢在必行。促進文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化。

作者：李春蓉 單位：成都市婦女兒童中心醫(yī)院